Elektronisches Fahrtenbuch

Dieser Artikel beschäftigt sich mit generellen Informationen über Fahrtenbücher, das Fahrtenbuch im COSware Office und die mögliche Anbindung von Fahrtenbüchern an COSware per Schnittstelle. Informationen zur COSware WebApp Fahrtenbuch finden Sie hier.

In den meisten Unternehmen ist es heutzutage üblich, dass ein Fahrtenbuch geführt wird. Dies dient der Transparenz im Fuhrpark und dokumentiert die Auslastung der Fahrzeuge. Ein Fahrtenbuch hilft auch dabei, lückenlos nachvollziehen zu können, wann ein Fahrzeug von wem genutzt worden ist.

Notwendige Daten für ein konformes elektronisches Fahrtenbuch

Außerdem muss ein Fahrtenbuch auch den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Dafür müssen in der Regel für betriebliche Fahrten die nachfolgende Daten dokumentiert werden:

Anlass beziehungsweise Zweck der Fahrt
Start und Ende der Fahrt (Datum und Uhrzeit)
Kilometer (Beginn und Ende)
Fahrer
Reiseziel mit kompletter Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
Name der Firma sowie des Geschäfts- bzw. Ansprechpartners

Darüber hinaus gilt es auch, die Angabe der Privatfahrten inklusive entsprechender Kilometer aufzuzeigen. All diese Daten müssen zeitnah, aktuell, geschlossen, übersichtlich, lesbar und vollständig sein.

Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs

Aus diesem Grund ist das elektronische Fahrtenbuch für Firmenwagen von Vorteil: Es sorgt dafür, dass die Revisionssicherheit gewährleistet ist. Dabei werden nachträgliche Änderungen des elektronischen Fahrtenbuchs nach Ablauf einer bestimmten Frist ausgeschlossen.

Ebenfalls ist es wichtig, dass bei einem elektronischen Fahrtenbuch der Datenschutz eingehalten wird. Für abgesicherte und präzise Daten können im Fahrzeug fest eingebaute Systeme die Möglichkeit bieten, den Kilometerstand (z. B. über den Tachograph) sowie den Start- und Zielort (z. B. über GPS) automatisch zu ermitteln. Dies spart auch die Zeit für die Erfassung der Daten, ob handschriftlich oder digital, ein.

Darüber hinaus bieten elektronische Fahrtenbücher weitere Vorteile wie zum Beispiel:

Abruf integrierter Geschäftskontakte über das Fahrtenbuch
Anlage und Kopie von Standardreisen (Adressen)
Zusammenfassung aller Reisen eines bestimmten Mitarbeiters
automatische Reports über Geschäfts- bzw. Privatfahrten
integrierte Exportfunktion zur Weiterverarbeitung der Daten
Aufzeichnung der Wegstrecke und Fahrzeugortung

Ihre Möglichkeiten mit COSware für elektronische Fahrtenbücher

COSware bietet Ihnen im Bereich elektronische Fahrtenbücher unterschiedliche Lösungen an. Neben einer stationären Lösung im COSware Office zur Erfassung von papierlosen Erfassung der Fahrzeugverwendungsnachweise gibt es auch eine mobile Anwendung des Fahrtenbuchs: mit wenigen Klicks können Sie von unterwegs mit Smartphone oder Tablet Fahrten erfassen und Auswertungen anzeigen lassen.

COSware kann darüber hinaus alle am Markt angebotenen elektronischen Fahrtenbücher, welche eine Schnittstelle zur Verfügung stellen, integrieren. Die vom elektronischen Fahrtenbuch bereitgestellten Daten werden in das COSware Fuhrparkmanagement übernommen und verarbeitet.

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