DSGVO - Datenschutz-Grundverordnung

COSware verfügt bereits heute mit dem Modul DSGVO über eine große Anzahl an Funktionalitäten zur Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.

Angefangen bei einer umfangreichen Benutzer- und Rechteverwaltung bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter welche Informationen einsehen kann, im Kontext auch standort-, netzwerk- oder schlichtweg mandantenbezogen. Und ein sicherer Fernwartungs-Standard ist bei uns sowieso Pflicht.

Über die Datenfeldänderungschronologie können Sie die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen jederzeit transparent nachvollziehen. Um die Sicherheit und Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten, wird das Blockchain-Verfahren eingesetzt.

Auskunft- und Löschpflicht auf Knopfdruck

Zusätzliche Funktionalitäten helfen Ihnen dabei, Ihrer Auskunftspflicht gegenüber Kunden und Mitarbeitern sowie der Löschpflicht nachzukommen. Entsprechende Automatismen entfernen Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten nach definierten Zeiträumen; bereits zuvor findet durch Pseudonymisierung eine notwendige Verschlüsselung statt.

Durch die Auswahl der Personalnummer können alle relevanten Daten nach Themenbereich angezeigt werden. Dies umfasst unter anderem Arbeits-, Fehl- und Nebenzeiten, Bewegungsdaten in Werkstatt oder Tourenplanung sowie Fahrerdispositionen, Tankungen, Qualifikationen oder Führerscheine und -kontrollen.

Stellt ein Kunde eine Anfrage, welche Daten von ihm gespeichert und verarbeitet werden, können Sie mit Hilfe einer Recherchefunktion die entsprechenden Informationen schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen. Per Knopfdruck wird dann ein Export der Daten ausgelöst.

Falls ein Mitarbeiter oder Kunde daraufhin das Einverständnis zur Verarbeitung seiner Daten entzieht, sorgt eine datenbankweite Löschfunktion für die vollständige Entfernung der jeweiligen Informationen. Wenn die Daten im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen (Aufbewahrungspflicht und Vorhaltezeit in der Werkstatt) noch nicht vernichtet werden dürfen, werden Sie stattdessen anonymisiert.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, ist es notwendig, auch innerhalb des Unternehmens Vorbereitungen zu treffen. Diese unterteilen sich in organisatorische und technische Maßnahmen.

Auf organisatorischer Seite muss ein Bewusstsein für eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation der Datenverarbeitung geschaffen werden. Dazu gehört auch, auf Kundenanfragen über eventuell gespeicherte Daten Auskunft per Knopfdruck geben zu können und diese Daten auf Wunsch auch wieder zu löschen oder zu verfremden. Um Strafen zu vermeiden, müssen darüber hinaus alle Datenverletzungen ("Datenschutzpannen") gemeldet werden. Die Ernennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten ist nach Art. 37 DSGVO verpflichtend.

Auf technischer Seite gilt es, hohe Sicherheitsstandards in Bezug auf Remote-Zugriffe und Datentransfers sicherzustellen, und diese im Falle mehrerer Standorte und Daten-Repositories unternehmensweit umzusetzen. Das ultimative Ziel muss es sein, das Risiko möglicher Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Fazit

Auch wenn die Anforderungen durch die DSGVO hoch sind, mit COSware sind Sie auf der sicheren Seite. Die technischen Anforderungen decken sich mit unserer jahrelangen Projekterfahrung aus stark regulierten Bereichen wie Städten, Kommunen und Behörden der öffentlichen Hand, deren Datenschutzrichtlinien wir stets erfüllt haben. Wir sind gut vorbereitet und mit uns sind Sie es ebenfalls!

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