Wirtschaftsbetriebe Duisburg

Erweiterte Vielfalt

Die Wirtschaftsbetriebe Duisburg verwalten seit Januar 2017 neben dem Fuhrpark und vielfältigen Kleingeräten auch die Infrastruktur-Werkstätten mit COSware und erreichen damit eine durchgängige Transparenz über alle Arbeitsbereiche hinweg.

Ob Abfallentsorgung, Stadtreinigung, Stadtentwässerung oder die Pflege von Grünanlagen: Für diese und viele andere Dienstleistungen erhebt jede Kommune Steuern und Gebühren. Um diese möglichst gering zu halten, setzt die Wirtschaftsbetriebe in Duisburg auf eine effiziente und schlanke Organisationsstruktur. In einem bundesweit einzigartigen Konstrukt erfüllen die Wirtschaftsbetriebe Duisburg - kurz WBD - ein Fülle an Aufgaben (s. Grafik), die in vergleichbaren Städten üblicherweise auf mehrere Ämter verteilt werden.

COS mit mehr Know-how

"Bei uns sind die Abstimmungswege kurz und die interne Kommunikation einfacher", erklärt Angelo Lombardo, der bei den WBD die Bereiche Fuhrpark-/Gebäudemanagement und die „Service Teams“ verantwortet. Pro Jahr fallen hier rund 11.000 Werkstattaufträge an, die von rund 100 Mitarbeitern abgewickelt werden. In den Aufgabenbereich fällt unter anderem die Instandhaltung von 700 Fahrzeugen und ca. 1.800 Kleingeräten wie Rasenmäher oder Heckenscheren. Für eine möglichst durchgängige und effiziente Verwaltung dieser Objekte setzen die WBD seit 2008 auf die Fuhrpark- und Werkstattverwaltungs-Software COSware. Über eine Schnittstelle ist die von der COS GmbH aus Oberkirch entwickelte Lösung an das Warenwirtschaftssystem der SAP angeschlossen.

Bis zur Einführung von COSware wurde das Instandhaltungs-Modul SAP PM genutzt. "Bei SAP PM hatten wir die Wahl zwischen teuren Software-Anpassungen oder einer Verwaltung mit vielen Kompromissen", erinnert sich Werkstattleiter Michael Jabs. SAP sei für die speziellen Anforderungen der WBD nicht optimal geeignet.
"COS hat im Werkstattbereich deutlich mehr Know-How und kann als mittelständischer Dienstleister wesentlich flexibler auf unsere Wünsche eingehen", bringt es Lombardo auf den Punkt.

Lebensakten für jedes Objekt

Die Bandbreite der mit COSware verwalteten Objekte ist groß: "Das beginnt mit der Kettensäge und reicht bis hin zum Saug-Spülwagen mit Wasserrückgewinnung", erklärt Fuhrparkmanager Andreas Schmitz. Alle Fahrzeuge und Ersatzteile werden durch das COSware-Modul „Objektverwaltung“ in Haupt- und Unterobjekte untergliedert. Ein Hauptobjekt ist zum Beispiel ein Straßenreinigungsfahrzeug, während die zugehörigen Komponenten wie Motor oder Getriebe als Unterobjekte geführt werden.
Die verwendeten Ersatzteile sind über die elektronische Lebensakte miteinander verknüpft. Jede durchgeführte Wartung, jedes an Bord befindliche Gerät und jedes eingebaute Ersatzteil kann darin automatisch vermerkt werden – vereint mit Datum und Namen des ausführenden Monteurs. "Durch die Lebensakten erkennen wir, wenn sich bei einzelnen Objekten die Fehleranfälligkeit erhöht und können damit den optimalen Zeitpunkt für eine Ersatzinvestition bestimmen", erklärt Lombardo.

Termine bündeln, Auslastung erhöhen, Produktivität steigern

Auf Basis der gesammelten Daten erstellt COSware aber auch Terminvorschlaglisten inklusive einer Prognose für die demnächst anfallenden Prüftermine. "Damit haben wir einen guten Überblick und können beim Erstellen der Werkstattaufträge die anstehenden Wartungsarbeiten mit ungeplanten Reparaturen kombinieren", berichtet Schmitz. Die Stillstandszeiten und die Produktivität haben sich dadurch erhöht, was sich mit COSware leicht nachweisen lasse.

Ersatzteile per OCI

Wesentlich vereinfacht wurde auch die Ersatzteilbeschaffung, denn über das "Open Catalog Interface" - kurz OCI - kann sich COSware automatisch mit der Online-Plattformen der Lieferanten verbinden. Dabei wird direkt über Standard-Internetprotokolle auf aktuelle Katalogdaten zugegriffen, ohne diese vorher installieren zu müssen. "Durch die OCI-Schnittstelle haben wir den Zeitaufwand für unsere Beschaffungen deutlich reduziert", stellt Lombardo fest. Durch den Verzicht auf manuelle Bestellanforderungen seien die Bestellabläufe wesentlich vereinfacht worden und laufen fehlerfrei.

Erweiterung zum Jahreswechsel

Zurzeit verwalten die WBD über 5.000 Objekte mit COSware, wobei diese Zahl seit Januar 2017 stark angewachsen ist. Grund für diese Steigerung sind die zum Jahreswechsel hinzugekommenen Infrastruktur-Werkstätten. Die Mitarbeiter der Schlosserei, Anstreicherei und Schreinerei warten und reparieren unter anderem die städtischen Papierkörbe, Verkehrsschilder, mobilen Absperrungen, Spielplatzgeräte, Parkscheinautomaten und Großcontainer. Allein in diesem Bereich fielen in den ersten zwei Monaten seit dem Go-Live-Termin über 1.000 Werkstattaufträge an.

In 2016 begann man mit der Einführung von COSware auch in den Infrastruktur-Werkstätten, damit nun alle Aufgabenfelder in einer Software gemeinsam erfasst werden. Inklusive der Stammdatenerfassung dauerte diese Einführung rund sechs Monate und macht sich durch die gewonnene Transparenz und die Prozessoptimierung schnell bezahlt.

Bürger profitieren

Vor allem die „Mechaniker“ spüren die Arbeitserleichterung, da sie jetzt keine Stundenzettel mehr schreiben müssen. Für diesen Zweck verfügt jeder mit COSware erstellte Werkstattauftrag über einen Barcode. Der Mitarbeiter scannt diesen Barcode vor Arbeitsbeginn und identifiziert sich zugleich mit seinem persönlichen Barcode am System. So werden automatisch die Zeiten und Kosten pro Auftrag erfasst und im Nachhinein kann jeder Auftrag verursachungsgerecht abgerechnet werden. Bei aller Planung bietet COSware jedoch noch genügend Raum für kurzfristige Änderungen. "Fallen dem Mechaniker während der Arbeit noch weitere Mängel auf, kann er seinen Auftrag jederzeit erweitern", erklärt Jabs.

Fazit: Mit der Einführung von COSware in allen Geschäftsbereichen verfügen die Wirtschaftsbetriebe Duisburg über ein durchgängiges Auftragsmanagement mit maximaler Transparenz über sämtliche Prozesse. Von der damit gewonnenen Effizienz profitieren am Ende die Bürger: Deren Gebühren bleiben weitgehend stabil und werden kostenbewusst eingesetzt.

Hintergrund: Wirtschaftsbetriebe Duisburg

Die Wirtschaftsbetriebe Duisburg (WBD) sind eine Anstalt des öffentlichen Rechts mit rund 1.600 Mitarbeitern, die im Jahr 2015 einen Umsatz von 233 Mio. EUR erzielten. Das als Entsorgungsfachbetrieb (Efb) anerkannte Unternehmen ist in Duisburg in den Bereichen Abfallentsorgung, Stadtreinigung, Stadtentwässerung, Planung und Unterhaltung der Spielplätze sowie der Pflege der Grünflächen, Parks und Botanischen Gärten tätig. Ebenfalls zu den Aufgaben zählen der Betrieb der städtischen Friedhöfe und des Krematoriums, die Pflege der gesamten städtischen Infrastruktur, der Hochwasserschutz sowie die Gewässerunterhaltung und -entwicklung. Der Fuhrpark der WBD umfasst über 700 Fahrzeuge, die ebenso wie die rund 1.800 vom WBD eingesetzten Kleingeräte in den eigenen Werkstätten gewartet und repariert werden.

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