Westpfälzische Nahverkehrs-Service GmbH

Vom Start weg digital

Die Westpfälzische Nahverkehrs-Service GmbH arbeitet seit ihrer Gründung mit COSware und entschied sich im Zuge einer Betriebserweiterung erneut für die modulare Werkstattlösung von COS mit Schnittstelle zu SAP.

Maximale Effizienz und optimierte Prozesse im Werkstattbereich: Mit diesen Zielen gründeten zwei große Busflottenbetreiber die WNS Westpfälzische Nahverkehrs-Service GmbH mit Sitz in Kaiserslautern (s. Kasten). Dank hoher Auslastung und einer schlanken Verwaltung profitieren die Gesellschafter seit 1997 von einer effizienten Reparaturabwicklung und reduzierten laufenden Wartungskosten ihrer insgesamt rund 150 Omnibusse. Einen wesentlichen Beitrag zu diesem Ergebnis liefert die Softwarelösung COSware Fuhrpark- und Werkstattmanagement.

Zusätzliche Werkstatt

„Wir arbeiten von Anfang an mit COSware, weil wir unsere Arbeitsabläufe mit einer ausbaufähigen und modular aufgebauten IT-Lösung vereinfachen wollten“, erklärt Betriebsleiter Ralf Bonner, der schon mit einer der ersten COSware Software Versionen gearbeitet hat. Die von der COS GmbH entwickelte Lösung wird bei WNS für die Auftrags- und Objekt- und Fuhrparkverwaltung, Abrechnung, Ersatzteilbeschaffung, Inventuren, Ein- und Auslagerungen sowie für das Verwalten von Waschanlage und Tankstelle genutzt. Weitere Prozessanforderungen wurden über zusätzliche COSware Module abgebildet.

Als Ende 2018 auch die Werkstatt der Stadtbildpflege Kaiserslautern (SK) in die WNS integriert wurde, stellte sich erneut die Frage nach der passenden Softwarelösung. Die SK konzentriert sich auf die Bereiche Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und kommunale Dienstleistungen sowie die Grünpflege und den Straßenunterhalt. Dafür steht ein Fuhrpark mit Kehrmaschinen, Müllfahrzeugen, Rasenmähern und weiteren Kommunalfahrzeugen zur Verfügung.

COSware statt SAP

„Durch die Erfahrungen mit der SK wussten wir einmal mehr, was wir an COSware haben“, bekennt Martin Keßler, der bei der WNS im Bereich Einkauf und Verwaltung tätig ist. „Früher verwaltete die SK ihre rund 2.000 Werkstattaufträge pro Jahr ausschließlich mit dem ERP-System SAP, was für die Mitarbeiter sehr umständlich und schwer zu bedienen war“, berichtet Keßler.

Vor diesem Hintergrund entschied sich die WNS 2019 erneut für COSware, um das bewährte und innovative Werkstattmanagementsystem auch in der SK einzuführen. Zusammen mit der SK werden in Kaiserslautern jetzt jährlich rund 8.000 Aufträge verwaltet, die zunächst über eine leicht bedienbare Maske in COSware angelegt und einem der 23 Monteure zugeordnet werden. „Die Einführung bei der SK konnte sehr schnell innerhalb von nach nur drei Monaten abgeschlossen werden, zumal COSware über eine Schnittstelle zu SAP verfügt“, sagt Bonner. COSware ist bereits seit 2017 in das bei WNS und den Gesellschaftern eingesetzte SAP-System integriert. Seitdem werden alle mit COSware erstellten und bearbeiteten Ein- und Ausgangsrechnungen 1:1 in SAP abgebildet.

Exakte Arbeitszeiten

Auf der Ebene der Wertschöpfung im Fachbereich spielt SAP jedoch keine Rolle. Bevor die Wartungs- und Reparaturarbeiten beginnen, meldet sich der betreffende Monteur mit Personal- und Auftragsnummer am Werkstatt-Terminal an. Über die COSware-Erfassungsmaske wird dabei der exakte Starttermin der auftragsbezogenen Tätigkeiten erfasst, was die spätere Abrechnung deutlich erleichtert.

Die für den Auftrag erforderlichen Ersatzteile besorgt sich der Monteur beim Lageristen, der die Auslagerung seit 2020 mit einer mobilen WebApp über sein Smartphone direkt in COSware verbucht. Mit der von COS entwickelten WebApp fungiert das Smartphone als Scanner, mit dem zunächst die Auftragsnummer und dann die QR-Codes der entnommenen Teile registriert werden. Der Vorgang dauert keine 2 Sekunden, so dass der Monteur seine Arbeit schnell fortsetzen kann. „Das Einführen der Cosware WebApp hat den Buchungsaufwand im Ersatzteilelager wesentlich verringert“, stellt Keßler fest.

Optimierte Bestände

Ebenfalls stark vereinfacht wurde das Bestellwesen: Sobald der bei COSware in den Artikelstammdaten hinterlegte Mindestbestand eines Artikels erreicht wird, generiert die Software einen Bestellvorschlag, der vom zuständigen Sachbearbeiter angenommen, verändert oder abgelehnt werden kann. Die passenden Lieferanten sind ebenfalls in COSware hinterlegt, wobei die jeweiligen Preise für die „Top 100“ der meistgenutzten Teile regelmäßig geprüft und eingepflegt werden.

Die im Rahmen der Werkstattaufträge verbauten Ersatzteile werden nicht nur aus dem Lagerbestand ausgebucht, sondern über den Arbeitsvorgang betreffenden Fahrzeug hinzugebucht. Im Modul „Fuhrparkverwaltung“ führt COSware hierfür zu jedem Fahrzeug bzw. Objekt eine Lebensakte, in der alle bisher vorgenommenen Reparaturen dokumentiert werden. Die Objekt- und Fuhrparkverwaltung gehört zu den Herzstücken der Lösung, in der auch die Stammdaten der rund 150 Busse und 200 PKWs verwaltet werden. Hier werden unter anderem die Fälligkeiten für Sicherheitsüberprüfungen, UVV- oder Hauptuntersuchungen gespeichert. „COSware macht uns rechtzeitig auf bevorstehende Termine aufmerksam, so dass wir den Fahrzeughalter informieren und den Werkstattbesuch einplanen können“, erläutert Bonner.

Spontane Aufträge

Neben den planbaren Wartungsterminen ergeben sich bei der WNS jedoch auch viele spontane Aufträge, die durch Unfälle, Reifenschäden oder andere unvorhersehbare Ereignisse entstehen. „In diesen Fällen teilen uns die Leitstellen unserer Auftraggeber die konkreten Mängel mit und stellen uns die betroffenen Busse vor die Tür“, beschreibt Keßler die tägliche Routine.

Die aktuellen Kilometerstände und Kraftstoffverbräuche der Fahrzeuge erhält das System über das Tankdatenmodul von COSware, das direkt an die WNS-Betriebstankstelle angeschlossen ist. Für eine eindeutige Zuordnung der Kraftstoffentnahmen existiert für jedes Fahrzeug und jeden Fahrer ein Transponder, die vor dem Tanken an einem Terminal eingelesen werden müssen. Um den Tankvorgang zu starten, muss dort auch ein plausibler Kilometerstand eingegeben werden. Die abgefüllte Menge wird schließlich zusammen mit dem Kilometerstand gespeichert und fahrzeugbezogen gebucht.

Tablets für jeden Monteur

Fazit: Die WNS verfügt mit COSware über ein zukunftssicheres IT-System, dass in beiden Werkstätten für effiziente und einheitliche sowie reibungslose Prozesse sorgt. Dennoch gibt man sich in Kaiserslautern mit dem Erreichten noch nicht zufrieden und denkt über weitere Verbesserungen in Richtung Digitalisierung nach. So werden in der nächsten Ausbaustufe auch die Monteure mit Tablets ausgerüstet, die ihre Arbeit durchgehend digitalisieren. Diesen Projektschritt will die WNS bis zum Jahr 2022 abschließen. Diese Anforderungen werden vollumfänglich mit den COSware WebApps umgesetzt, somit ist der Monteur im Sinne des Wertstroms papierlos optimal unterstützt.

Hintergrund: WNS Westpfälzische Nahverkehrs Service GmbH

Die WNS Westpfälzische Nahverkehrs-Service GmbH ist eine gemeinsame Tochter der SWK Stadtwerke Kaiserslautern Verkehrs-AG, der ORN Omnibusverkehr Rhein-Nahe GmbH sowie der DB Regio Bus Mitte GmbH. Das 1997 gegründete Unternehmen hat sich auf Reparaturen und Inspektionen an Omnibussen spezialisiert, wobei die Fuhrparks der Gesellschafter mit rund 150 Omnibussen im Fokus stehen.

Außerdem werden Dienst- und Serviceleistungen an allen Fahrzeugen vom PKW bis zum LKW für Privat- und Geschäftskunden wie der SWK Versorgungs-AG oder der Stadtbildpflege Kaiserslautern durchgeführt. Neben einer Omnibuswerkstatt verfügt die WNS deshalb auch über eine PKW- und Karosseriewerkstatt, eine Lackiererei, eine Tankstelle sowie eine Waschstraße.

Ein weiteres Standbein ist das WNS Abo-Center Westpfalz. In dieser eigenständigen Abteilung werden im Auftrag der Gesellschafter Dienstleistungen im Bereich der Jahreskartenverwaltung erbracht.

Insgesamt beschäftigt die WNS 43 Mitarbeitende.

Weitere Informationen unter www.wns-kl.de

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