Voyages Emile Weber

Vorbild aus Luxemburg

Das Bus- und Reiseunternehmen Voyages Emile Weber hat das Fuhrpark- und Werkstattmanagement für die 370 eingesetzten Busse mit Hilfe von COSware optimiert und spart dadurch nicht nur bei Betriebsmitteln und Ersatzteilen.

Das Größenverhältnis ist beeindruckend: Das in Luxemburg beheimatete Bus- und Reiseunternehmen Voyages Emile Weber legt mit 370 Fahrzeugen jährlich eine Strecke von über 20 Millionen Kilometern zurück – dabei umfasst das Straßennetz des Großherzogtums gerade mal 3.000 Kilometer.

Hintergrund ist der große Anteil internationaler Zielorte, die das Familienunternehmen regelmäßig ansteuert. Hinzu kommt die große Popularität der Busse im öffentlichen Nahverkehr, der staatlich  gefördert wird. So gelten für Fahrten innerhalb Luxemburgs einheitliche Fahrkarten für sämtliche Bahn- und Buslinien, wobei für alle Strecken bis zu einer Fahrzeit von zwei Stunden nur 1,50 Euro berechnet werden. Die Tagesfahrkarte für vier Euro ist ebenfalls ein Schnäppchen.

Objekte und Unterobjekte

Verbunden mit guter Qualität und mutigen Investitionen hat sich Voyages Emile Weber in diesem günstigen Marktumfeld sehr gut entwickelt. Im Frühjahr 2009 konnte die Firma das neu gebaute Betriebs- und Verwaltungszentrum mit Ersatzteillager, Tankstelle, Werkstatt, Waschanlage und Stellplätzen für den gesamten Fuhrpark beziehen. Die rund 500 Mitarbeiter finden auf einer Fläche von knapp sieben Hektar sehr günstige Arbeitsbedingungen vor – und dabei spielt auch die verwendete Software eine Rolle.

Die Abläufe in den Bereichen Fuhrpark, Instandhaltungsplanung, Werkstatt, Tankstelle und Ersatzteilversorgung werden von COSware gesteuert, einem modular aufgebauten IT-System der COS GmbH aus Oberkirch. Alle Fahrzeuge und Ersatzteile werden durch das COSware-Modul „Objektverwaltung“ in Haupt- und Unterobjekte unterschieden. Ein Hauptobjekt ist zum Beispiel ein Bus, während die zugehörigen Komponenten wie Motor oder Getriebe als Unterobjekte geführt werden. Zusätzlich sind alle verwendeten Ersatzteile über die Lebensakte verknüpft. „Die Lösung ermöglicht uns ein aktuelles und transparentes Kostenmanagement und führt zu deutlichen Einsparungen in der Kapitalbindung“, erklärt Guy Schmit, der bei Emile Weber das Softwareprojekt leitet. Der Ansatz von COSware legt großen Wert auf gut gepflegte und möglichst automatisiert erstellte Daten, um auf dieser Basis aktuelle Auswertungen zu liefern.

Kraftstoff-Daten einlesen

Der Kraftstoffverbrauch ist hierfür ein gutes Beispiel. Pro Jahr kauft das Reiseunternehmen rund 5,5 Millionen Liter Kraftstoff. Angesichts dieser Mengen ist ein exaktes Controlling lebenswichtig und Emile Weber überlässt hier nichts dem Zufall. Jeder Einfüllstutzen der Busse ist mit einem Transponder versehen, so dass alle Betankungsvorgänge an den drei Zapfsäulen des Geländes dem betreffenden Fahrzeug automatisch zugeordnet werden. Die kleinen Sender übertragen aber nicht nur die Objektnummer der Busse, sondern auch den Kilometerstand – der Fahrer ist an dieser Stelle von Schreibarbeit entlastet. Die gesammelten Daten werden zweimal täglich automatisch in das Tankmodul von COSware übernommen und vollautomatisch auf Plausibilität überprüft.

„Bei Bedarf kann ich jederzeit einen manuellen Datenabgleich starten“, erklärt Schmit, der auf diese Weise immer eine aktuelle Verbrauchsstatistik abrufen kann. Fahrer oder Fahrzeuge mit zu hohem Verbrauch werden kurzfristig erkannt und können geschult beziehungsweise geprüft werden. Im nächsten Schritt plant Schmit auch noch die Datenübernahme der externen Tankvorgänge im Fernverkehr. Die Informationen bekommt er von den Tankkartenanbietern und eine Schnittstelle in COSware übernimmt die Daten der Mineralölgesellschaften auf Knopfdruck.

Die Busse kommen aber nicht nur zum Tanken auf den Betriebshof.  Acht bis zehn Busse pro Tag müssen die Werkstatt aufsuchen. Im Abstand von sechs Monaten müssen die Fahrzeuge zur technischen Kontrolle, alle 30.000 Kilometer ist ein Ölwechsel fällig und vor und nach jedem Winter müssen die Reifen gewechselt werden. Hinzu kommt die Beseitigung von Mängeln und kleinen Blessuren an der Karosserie, die sich angesichts enger Straßen nicht immer vermeiden lassen.

COSware denkt mit

Auch hier dient COSware als zentrales Verwaltungswerkzeug. Egal, ob Reifen oder Öl gewechselt werden – die Objekt-Datenbank von COSware kennt den aktuellen Zustand aller Busse. Die Lösung führt zu jedem Fahrzeug eine „elektronische Akte“, die von den Mitarbeitern nach einem strengen Berechtigungs-Konzept bearbeitet werden kann. Jede durchgeführte Wartung und jedes eingebaute Ersatzteil wird darin automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs. Dieser scannt zu Beginn und am Ende der Arbeiten die Barcodes vom Auftrag sowie seine Personalnummer. Auf diese Weise werden nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Produktivität genau erfasst.

An jedem Auftrag „hängen“ aber nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch die verbrauchten Materialien. Damit wird in COSware schnell sichtbar, welche der derzeit noch 4.277 gelagerten Ersatzteile besonders häufig umgeschlagen werden und welche Positionen künftig gar nicht mehr vor Ort bereitliegen müssen. Verbunden mit einer genauen Überwachung von Mindestbeständen wird die Beschaffungsmenge so präzise gesteuert, dass ein wesentlicher Beitrag zur Kostenoptimierung erreicht wird.

Andererseits macht die Software Vorschläge, wenn sich bei bestimmten Fahrzeugtypen auffällige Parallelen in den Schadensfällen ergeben. „Wenn bereits vier Busse eines Typs ein Problem mit dem Scheibenwischermotor hatten, taucht dieser Fehler wahrscheinlich auch bei den anderen Fahrzeugen dieser Marke auf“, erklärt Schmit. COSware „denkt“ hier mit und gibt rechtzeitig Hinweise.

Schluss mit Zetteln

Diese Funktion führt im nächsten Schritt zum Modul „Garantie und Kulanz“. Schadenshäufungen werden hier genauso geprüft wie Zeitpunkt und Ursache aller anderen technischen Ausfälle. Das Modul „Stammdaten“ liefert hierfür die Garantiefristen und Zulassungsdaten, die bei jeder Reparatur von COSware automatisch abgeglichen werden. Gewährleistungsfälle werden auf diese Weise zuverlässig erkannt, so dass die nächsten Schritte für Fahrzeug- aber auch für Ersatzteilgarantien eingeleitet werden können. „Dies stellt ein enormes Einsparpotential dar“, bestätigt Schmit.

Ein weiterer Spareffekt entsteht durch das Modul für die Schadensverwaltung. Denn in COSware können komplette Schadensanzeigen erstellt und verwaltet werden, die von den Versicherungen akzeptiert werden. „Durch die einmalige Erfassung im System haben wir auch diese Daten jederzeit abrufbar, ohne dass ein Mehraufwand entsteht“, so Schmit.

Schon durch die erwähnten Vorteile hat sich für Voyages Emile Weber die Investition in COSware längst gelohnt. Doch die konsequente Datensammlung und –aufbereitung in einem durchgängigen System hat noch einen wesentlichen weiteren Nutzen: Schließlich können jetzt alle Informationen zum Berechnen der so genannten Life-Cycle-Costs - kurz LCC - verdichtet werden. „Das LCC-Modul von COSware ist für uns besonders wichtig. Damit können wir im ÖNVP gegenüber staatlichen Auftraggebern die genauen Kosten der Fahrzeuge darstellen“, so Schmit. Für ihn ist das Softwareprojekt übrigens längst noch nicht abgeschlossen. Weitere Schritte stehen bereits an, so sollen z.B. die Fahrer künftig die festgestellten Fahrzeugmängel selber erfassen können. Hierfür planen Voyages Emile Weber und COS das Aufstellen von Touchscreens mit direkter Software-Anbindung. „Damit lösen wir bald auch an dieser Stelle die Zettelwirtschaft ab“, so Schmit.

Hintergrund: Voyages Emile Weber

Das im Jahr 1875 in Canach (Luxemburg) gegründete Unternehmen Voyages Emile Weber wird bereits in fünfter Generation als Familienbetrieb geführt und hat sich zu einem der Branchenführer im öffentlichen und privaten Personentransport in Luxemburg entwickelt. Voyages Emile Weber beschäftigt rund 540 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Flotte umfasst über 370 Fahrzeuge, wobei die Bandbreite vom Minibus bis hin zum Luxusreisebus reicht. 13 Reisebüros, davon 11 in Luxemburg und 2 in Deutschland, sorgen für eine gute Auslastung der Kapazitäten. Der neue Busbetriebshof „Reckschleed“ in Canach, der sich auf einem fast sieben Hektar großen Gelände befindet und dessen Bebauung im April 2009 beendet wurde, gehört zu den modernsten Busbetriebshöfen in Europa.

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