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COSware WebApp bei der BRB: Mängel melden mit Struktur

Die Bayerische Regiobahn (BRB) hat mit einer leicht bedienbaren WebApp von COS die Mangelerfassung digitalisiert und damit die Mangel-Beseitigung vereinfacht sowie beschleunigt. Rund 450 Triebfahrzeugführer*innen und Kundenbetreuer*innen sorgen jetzt für eine lückenlose Transparenz.

Bayerisches Oberland, Allgäu, Chiemgau oder Altmühltal: Wer diese landschaftlich reizvollen Regionen mit dem Zug bereist, fährt sehr wahrscheinlich mit der Bayerischen Regiobahn, kurz BRB. Unter dieser Marke betreibt das zur französischen Transdev-Gruppe gehörende Unternehmen in Bayern vier Netze und zwei Bahnbetriebswerke beziehungsweise Werkstätten. Während das Bahnbetriebswerk Lenggries dem Netz Oberland zugeordnet ist, werden die Netze Chiemgau-Inntal, Ostallgäu-Lechfeld sowie Ammersee-Altmühltal vom Bahnbetriebswerk Augsburg betreut. Insgesamt verfügt die BRB über 122 Züge, die pro Jahr knapp 30 Millionen Fahrgäste (Stand 2019) befördern. In den beiden Bahnbetriebswerken sind rund 110 Mitarbeitende beschäftigt.

Seit 2009 erfolgreich mit COSware

Die Wartungs-Intervalle der Züge sind zum Teil sehr kurz. Die einfache Durchsicht auf Undichtigkeiten sowie das Vermessen der Fahrwerke und Radsätze steht alle vier Wochen auf dem Plan. Eine große Hauptuntersuchung, bei der die Züge komplett zerlegt werden, ist alle sechs beziehungsweise acht Jahre fällig.

„Seit 2009 steuern wir die Arbeitsabläufe in unseren Bahnbetriebswerken mit dem Werkstattmanagement-System COSware“, erklärt Technik-Leiter Armin Nachtschatt. Der Prokurist arbeitet bereits seit 2002 für die BRB und war damals für das IT-Projekt verantwortlich. Die COSware-Lösung verwaltet sämtliche Termine, generiert Arbeitsaufträge und Ersatzteil-Bestellungen, erfasst die Arbeitszeiten der Monteure und erstellt am Ende des Prozesses die Rechnungen. „Die kaufmännische Abwicklung der Aufträge war eines der Alleinstellungsmerkmale von COSware“, erinnert sich Nachtschatt, der das System gemeinsam mit COS ständig weiterentwickelt hat.

Mobile Erfassung aller Daten zum Mangel

Neu ist die im Oktober 2020 eingeführte WebApp für das mobile Erfassen von Mängeln und Schäden, mit der jetzt auch die rund 450 Triebfahrzeugführer*innen und  Kundenbetreuer*innen in das digitale Werkstattmanagement integriert wurden. Die von COS entwickelte WebApp läuft auf allen handelsüblichen Mobilen-Geräten (IOS und Android) und auf jedem Browser. Die BRB hat sich diesbezüglich bei den Triebfahrzeugführer*innen für eine Tablet-Lösung und bei den Kundenbetreuer*innen für eine Handy-Lösung entschieden und damit alle Fahrpersonale ausgestattet. Die leicht verständliche COSware WebApp führt die Anwender Schritt für Schritt durch den Prozess und gewährleistet die vollständige Eingabe aller erforderlichen Daten, angereichert mit Bildern. Die entsprechende Mitarbeiter-Schulung fand im Rahmen des Betriebsunterrichts durch die COS-Akademie statt.

Mit der WebApp werden benutzergeführt der genaue Ort beziehungsweise Zugteil und der betroffene Bereich oder Gegenstand abgefragt. Auf diese Weise entstehen klar und einheitlich strukturierte Meldungen, die im Folgeprozess ausgewertet und abgearbeitet werden können. So lassen sich zum Beispiel bestimmte Fehlerhäufungen oder wiederkehrende Muster bei den Beschädigungen erkennen, um gezielte Präventionsmaßnahmen einleiten zu können. Was die Art des Mangels angeht, sind diese bereits vorgegeben und müssen nur noch aus einer gut strukturierten Liste mit Ober- und Unterbegriffen ausgewählt werden. Außerdem können zu jedem Mangel Freitexte und Fotos erstellt werden. Auf dieser Basis lassen sich die Reparaturen gezielter planen und Rückfragen erübrigen sich.

Transparenz und reduzierter Aufwand

COSware ordnet jeden Mangel automatisch der jeweiligen Kategorie zu. Es gibt Mängel der Kategorien A, B oder C. Während ein „A-Fehler“ das Fahrzeug unverzüglich in die Werkstatt zwingt, kann bei einem „B-Fehler“ der aktuelle Umlauf zunächst noch beendet werden. Bei den „C-Fehlern“ handelt es sich hingegen um so genannte „Komfortmängel“ wie defekte Armlehnen, aufgeschlitzte Sitze oder Risse im Boden. Diese können bei Gelegenheit oder gemeinsam mit den regulären Wartungsarbeiten beim nächsten geplanten Werkstattaufenthalt behoben werden.

Die mit der WebApp erstellten Meldungen stehen unmittelbar in COSware zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. „Früher lief dieser Vorgang noch mit Stift und Papier, so dass die handgeschriebenen Meldungen anschließend mühsam vom Schichtleiter in COSware übertragen werden mussten“, berichtet Nachtschatt.

500 Anwender, 10.000 Mängel pro Jahr

Durch den neuen Prozess der Mangelerfassung müssen die Meldungen vom jeweiligen Schichtleiter nur noch qualifiziert, freigegeben und behoben werden. Allein der damit verbundene Zeitgewinn sorgt für eine schnelle Amortisierung der WebApp. Dass die Lösung auch vom Zugpersonal gut angenommen wurde, sieht Nachtschatt an den Zahlen. Denn „nur wenige Tage nach Einführung der COSware WebApp hatte sich die Zahl der registrierten Mängel nahezu verdoppelt“, hat Nachtschatt beobachtet. Durch den einfachen Prozess werde jetzt eben auch das registriert, „was früher nicht sofort gemeldet wurde.“ Als Beispiele nennt der Technik-Leiter niedrige Motorölstände oder fehlendes Scheibenwaschwasser. Bei durchschnittlich 30 Meldungen pro Tag landen jetzt jährlich rund 10.000 registrierte Mängel im System, die systematisch und optimiert abgearbeitet werden.

Fazit: Mit der WebApp „Mangel melden“ von COS hat die BRB rund 450 zusätzliche Mitarbeitende in die Digitalisierung der Qualitäts- und Werkstatt-Prozesse integriert. Dadurch wurden die Abläufe effizienter, schneller und transparenter. Der Pflegezustand der jungen Fahrzeugflotte und das Komforterlebnis der Fahrgäste wird sich dadurch stetig verbessern. Weitere COSware WebApps für die Digitalisierung der Werkstattprozesse sind bereits in der Planung beziehungsweise in der Einführungsphase.

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