SWEG

Sprung in Richtung Zukunft

Die HzL Hohenzollerische Landesbahn AG will gemeinsam mit der SWEG Südwestdeutschen Verkehrs AG die Instandhaltung ihrer Schienenfahrzeuge neu organisieren. Optimiert werden sollte nicht nur die Objektverwaltung, sondern auch die Ersatzteilbeschaffung sowie die Materialverfügbarkeit. Dahinter steckt ein Software-System von COS.

Das Bestellen von Ersatzteilen gehört nicht gerade zu den typischen Tätigkeiten eines gewerblichen Werkstattmitarbeiters. Das galt bis vor einem Jahr auch noch für die Eisenbahn-Betriebswerkstätte Gammertingen. Der Standort auf der südlichen Schwäbischen Alb ist der technische Betriebsmittelpunkt des Eisenbahnnetzes der HzL Hohenzollerischen Landesbahn AG.

Die Instandhaltung des vielseitigen Fuhrparks forderte in Gammertingen schon immer flexibles Denken und Handeln. Allein die HzL betreibt 53 Triebwagen, davon 46 Regio-Shuttles RS1, drei Beiwagen und neun Lokomotiven der Hersteller Gmeinder, MaK und Krauss-Maffei.

Hinzu kommen Schienenfahrzeuge der SWEG Südwestdeutschen Verkehrs AG , die zum Beispiel zu Hauptuntersuchungen nach Gammertingen fahren. Zwischen der SWEG und der HzL besteht eine enge Kooperation. Die SWEG verfügt über 32 Regio-Shuttles RS1, 12 Trieb- und Steuerwagen vom
Typ NE81, sechs weitere von MAN, vier Diesel-Lokomotiven für den Güterverkehr sowie einen historischen Dampfzug.

Gammertingen als Pilotprojekt

Um lange Standzeiten bei Service- und Reparaturarbeiten zu vermeiden, müssen über 6.000 Ersatzteile in unterschiedlichen Mengen bevorratet werden – ein gewaltiger Kostenfaktor. Dies war einer der Gründe für die HzL, zukünftig mit der SWEG und mit Hilfe eines neuen Software-Systems die Arbeitsabläufe in den Werkstätten zu optimieren. Als größter Service-Stützpunkt sollte Gammertingen dabei die Pilot-Rolle übernehmen, andere Standorte werden folgen.

Die beiden Gesellschaften wollen unter anderem ihr gesamtes Lager mit verschiedenen Standorten transparent machen, die Materialverfügbarkeit maximieren und den Einkauf der Ersatzteile optimieren. Außerdem ist es eines der Ziele, die Verwaltung der Fahrzeuge zu vereinfachen und die Wartung zu vereinheitlichen.

Die Softwarelösung „COSware“ war für die genannten Aufgaben das geeignete Werkzeug. Das Programm-Paket der in Oberkirch beheimateten COS GmbH bot für jede gewünschte Funktion ein passendes Modul. Grundlage der Software ist eine Oracle-Datenbank. Die Außenbetriebe sind via Internet-Datenleitung mit dem zentralen Server verbunden.

Diese Architektur entspricht den in den Unternehmen HzL und SWEG vorhandenen EDV-Strukturen mit einem zentralen Server und den dezentral angeordneten EDV-Clients in den Betrieben vor Ort. Ergänzt wird die Automatisierung durch Etiketten-Drucker von Zebra, Hand-Scannern von Datalogic und mobilen Datenterminals von Psion Teklogix.

Technik erfordert Umdenken

Früher war es oft schwierig, eingelagerte Artikel eindeutig zu identifizieren. Der betreffende Lieferant und die Bestellnummer waren nicht eindeutig zu erkennen. Mit dem neuen Werkstattprogramm von COS entsteht nun direkt beim Einlagern auf Knopfdruck ein Etikett mit Material- und Lagernummer sowie dem Lagerplatz. Außerdem enthält es Informationen für die weitere Behandlung des Artikels. Schwierigkeiten, die früher durch nicht eindeutige Materialzuweisungen entstanden, sind damit ausgeschlossen.
Die geballte Technik forderte vor allem von den Mitarbeitern in Gammertingen ein konsequentes Umdenken. Schließlich setzt die lückenlose digitale Dokumentation aller Vorgänge eine saubere Erfassung voraus. Um dafür die Basis zu schaffen, mussten mit tatkräftiger Unterstützung der Werkstätte in Gammertingen alle Tätigkeiten strukturieret, die erforderlichen Daten gesammelt und in der Datenbank zur Verfügung gestellt werden.

Dazu gehören unter anderem die Wartungspläne der eingesetzten Fahrzeuge sowie sämtliche Herstellerdaten. Arbeitstexte, Aufträge, Ersatzteile und Dokumentationen mussten zentral in der COS-Software gesammelt, strukturiert und erfasst werden. Die Daten stehen dadurch allen beteiligten Mandanten und Werkstätten zur Verfügung.

Durch die so hinterlegten Dokumente zu den einzelnen Arbeitsvorgängen werden nicht nur die gesetzlichen Vorschriften erfüllt. Die Mitarbeiter erhalten auf diese Weise auch die notwendigen Informationen zur Befundung der Objekte und deren Baugruppen. Damit können schnell Aussagen zu Nutzungsreserven und Restlaufzeiten getroffen werden. Ein weiteres Ziel des Projektes Werkstatt-EDV ist es, die Laufgrenzwerte der Komponenten besser auszuschöpfen und Werkstatt-Standzeiten einzusparen.

Speziell bei Schienenfahrzeugen ist die Objektverwaltung jedoch eine besondere Herausforderung. Jedes Fahrzeug ist in seiner technischen Beschaffenheit quasi ein Einzelstück oder gehört einer nur kleinen Serie an. Darüber hinaus ändert es sich im Laufe seines „Lebens“ durch Austauschteile wie Getriebe oder Motoren ständig. Jedes Objekt erhält so eine eigene Historie, die früher vor jeder Reparatur mühsam erarbeitet werden musste. Wenn man wissen wollte, wann an dem betreffenden Fahrzeug eine bestimmte Arbeit zuletzt durchgeführt wurde, musste viele
Akten gewälzt werden. Diese Information ist jedoch Grundlage für alle anstehenden weiteren Wartungsaufgaben.

Objekte und Unterobjekte

Die verwalteten Fahrzeuge werden durch das COSware-Modul „Objektverwaltung“ in Haupt- und Unterobjekte unterschieden. Ein Hauptobjekt ist zum Beispiel eine Lokomotive, während die zugehörigen Teile wie Motoren oder Getriebe als Unterobjekt geführt werden.

COSware gibt entsprechenden Mitarbeitern auf Wunsch sofort einen Überblick über den Status jedes einzelnen Objektes und jeder Komponente. Egal, ob eine Antriebswelle ein- oder ausgebaut, beziehungsweise ein Fahrzeug angemeldet oder stillgelegt ist – die neu geschaffene Datenbank kennt den aktuellen Zustand.

Die neue Lösung führt zu jedem Fahrzeug eine „elektronische Akte“, die von jedem Mitarbeiter nach einem strengen Berechtigungs-Konzept bearbeitet werden kann. Jede durchgeführte Wartung und jedes eingebaute Ersatzteil wird darin automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs. Aber nicht nur das: Das Pflichtenheft sah vor, dass von der Software für alle verrichteten Arbeiten komplette Kontierungen erstellt und an das Finanzbuchhaltungs-System übergeben werden.

Weiterer wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Optimierung der Lagerhaltung. Die Werkstätten hatten früher nicht immer den ausreichenden Überblick über alle gelagerten Ersatzteile an allen Standorten. Um herauszufinden, ob ein Ersatzteil vorhanden war und ob es dann auf den Fahrzeugtyp passt waren bisher viele Telefonate und Rückrufe notwendig – ein zeitaufwändiger Prozess.

Ein ergänzendes Ziel war deshalb, die Lagerbestände zentral zu führen und allen betroffenen Mitarbeitern an jedem Standort zugänglich zu machen. Verbunden mit einer genauen Überwachung von Mindestbeständen wird die Beschaffungsmenge so präzise gesteuert, dass dadurch ein wesentlicher Beitrag zur Kostenoptimierung erreicht wird.

Übergeordnete Ebene

Durch die mit dem neuen System gewonnenen Erfahrungswerte können demnächst die häufig und weniger häufig verwendeten Artikel objektiv voneinander unterschieden und das Bestellverhalten darauf eingerichtet werden. Für eine umfassende Auswertung müssen jedoch erst noch die übrigen Standorte angeschlossen werden.

Die Abbildung der Kooperations-Struktur zwischen SWEG und HzL erfolgt über Mandantentrennung in einer Oracle-Datenbank. Diese lässt beliebig viele Werkstatt-und Betriebsstandorte zu. Der Zugriff auf die Daten wird über das Berechtigungskonzept gesteuert. Dadurch ist es wesentlich einfacher, zentrale Anweisungen und Empfehlungen durchzusetzen. Zum Beispiel kann hinterlegt werden, dass für bestimmte Fahrzeugtypen ab sofort nur noch ein bestimmtes Ersatzteil verwendet werden darf.

Das Programm ermöglicht zudem die Umbeheimatung von Fahrzeugen, den Komponententausch, gemeinsame Stammdaten zur Vergleichbarkeit der Ergebnisse und eine mandantenbezogene Auswertung der Vorgänge. Spezielle Daten können nach Belieben entweder nur standortbezogen oder für alle Standorte gleichermaßen sichtbar gemacht werden. Standortbezogene Daten können dabei durch eine übergeordnete „Zentral-Ebene“ wiederum systemweit eingesehen und ausgewertet werden.

Daten können ebenso in „lokal- und standortbezogen“ beziehungsweise „global oder zentral“ unterschieden werden, was durch den Administrator festgelegt werden kann. Eine Änderung wirkt sich dabei sofort auf alle neu erfassten Daten aus. Bereits bestehende Daten können an die neue Mandanten-Konfiguration angepasst werden. Durch die Mandantenfähigkeit der COS-Lösung können in einer Datenbank über alle Standorte Auswertungen erstellt werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Software-Updates und Datensicherungen nur zentral an einem Ort vorgenommen werden müssen. Dadurch wird nicht nur der Wartungsaufwand minimiert, sondern auch die Hardwarekosten.

Zentrale Datensicherung

Das COS-Konzept benötigt nur einen zentralen Datenbankserver mit einer zentralen Administration. Durch die spezielle Citrix-Architektur werden dabei die Verbindungskosten zu den Außenstandorten minimiert, da Citrix die Rate der übertragenen Daten stark komprimiert.Dort wo sensible Daten verkehren, darf die Datensicherung nicht zu kurz kommen. Diese wird auch zentral am Server ausgeführt. Die Anforderungen des Auftragswesens und der Reparaturverwaltung (Werkstattsteuerung) werden durch die Programm-Module der COSware-Auftragsabwicklung bereitgestellt.

Beim Erstellen von Werkstattaufträgen legt die Software besonderen Wert auf schlanke Arbeitsprozesse und selbst lernende Funktionen. Insbesondere die Auftrags-Übersicht erlaubt das schnelle Auffinden und Überwachen der Aufträge.

COSware registriert automatisch, welche Ersatzteile in welche Fahrzeuge passen und berechnet die Verwendungswahrscheinlichkeit für Ersatzteile und Arbeitsvorgänge. Dadurch können neue Werkstattaufträge sehr viel schneller und präziser angelegt und bearbeitet werden. Die bisher oft langwierige Suche nach Ersatzteilen fällt dadurch weg und die Ordnung und Übersicht im Lager hat sich dadurch deutlich verbessert.

Um den Nutzen des Systems zu maximieren, ist eine weit vorausschauende Planung der Werkstattleitung erforderlich. Sollte ein Teil nicht auf Lager sein, so wird dies bereits beim Erstellen des Auftrags registriert und es kann noch rechtzeitig beschafft werden.

Jeder so entstandene Werkstattauftrag verfügt automatisch über einen Barcode. Der betreffende Monteur muss diesen Barcode vor Arbeitsbeginn scannen und sich zugleich mit seinem persönlichen Barcode am System identifizieren. So werden automatisch die Arbeitszeiten und Kosten pro Auftrag erfasst und im Nachhinein ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welchen Auftrag ausgeführt hat.

Durch das Abscannen der Positionsnummer vom ausgedruckten Werkstattauftrag und das Scannen des Barcodes des Ersatzteils erfolgt zudem eine exakte und schnelle Zuweisung des Materials auf den Werkstattauftrag.

Integrierte Garantieerkennung

Voraussetzung dafür war, dass in Gammertingen jeder Mitarbeiter Zugang zu einem Scanner erhält. Schon allein durch diesen Vorgang schlägt das System nun eine Brücke zwischen Werkstatt und kaufmännischer Verwaltung, indem der Verbrauch der Ersatzteile nun automatisch den einzelnen Fahrzeugen zugeordnet wird. Jeder Mitarbeiter der Werkstatt leistet mit dem Scan-Vorgängen einen Beitrag zum Vereinfachen der Abrechnung.

Ein weiterer Aspekt der COS-Lösung ist die integrierte Garantie- und Kulanzerkennung, mit der das Erstellen von Garantieanträgen wesentlich erleichtert wird. Die Arbeitsvorgänge und Schadcodes der Hersteller können einfach integriert und als Grundlage für die Garantieanträge verwendet werden. In der Praxis lässt sich damit die Anzahl der Garantieanträge steigern und für alle klar abwickeln. Die Folge sind höhere Hersteller-Erstattungen und eine günstigere Verhandlungsposition, da viele Fakten direkt im System zugänglich sind.

COSware sammelt gleichzeitig alle Daten für eine Betrachtung der Life-Cycle-Costs (LCC). Die Anforderungen des Verbands Deutscher Verkehrsunternehmen VDV für LCC–Verträge, wie zum Beispiel die Verfügbarkeitsbetrachtung der Fahrzeuge zu den Hauptverkehrszeiten, werden ebenfalls abgedeckt. Selbst dann, wenn mit den Herstellern keine LCC–Verträge abgeschlossen wurden, hilft das Modul beim Erstellen einer eigenen Lebenszyklusbewertung, um die Herstellerzusagen zu prüfen.

Völlige Transparenz

Auch das Beschaffungswesen profitiert von der neuen Software. Mussten bislang alle Bedarfsanforderungen per Liste erfasst, Lieferanten zugeordnet und Preise im Einzelfall erfragt werden, so bündelt das COS-System nun automatisch die Materialanforderungen nach Kategorie und Lieferant.

Das zentrale Beschaffungswesen erhält so einen erheblich besseren Überblick über die bereits gelieferte Menge und noch ausstehende Lieferungen. Das System unterstützt sogar die Bedarfsschätzungen für kommende Perioden – bei Preisverhandlungen mit Lieferanten ein zusätzlicher Vorteil.

Der kontierte Bestellprozess von Material kann somit auf wenige Minuten verkürzt werden. Einmal gefunden, wird das Ersatzteil mit dem Arbeitsvorgang und dem Objekt für die Zukunft verknüpft - eine erneute Suche beim nächsten Werkstattauftrag entfällt.

Bereits beim Erfassen einer technischen Störung zeigt der Bildschirm an, ob die wahrscheinlich benötigten Materialien verfügbar sind und wie viel Arbeitszeit voraussichtlich zur Instandsetzung benötigt wird.

In Gammertingen läuft die Lösung nach einer kurzen Einführungsphase seit Anfang 2006. Die in der Einführungsphase gesammelten Erfahrungen werden auch für die übrigen Werkstätten für Schienenfahrzeuge auch dort das COS-System einführt wird. Klar: Die völlige Transparenz und der maximale Nutzen entsteht für alle Beteiligten erst dann, wenn alle Standorte integriert sind.

Hintergrund: SWEG

Das Verkehrsgebiet der SWEG erstreckt sich von Weil am Rhein und Lörrach im Süden Baden-Württembergs bis in den Raum von Bad Mergentheim im Nordosten. Zur SWEG gehören 11 Verkehrsbetriebe - in Dörzbach, Endingen, Müllheim, Lahr mit den Busleitstellen Schutterwald und Kehl, Ottenhöfen, Rheinmünster-Schwarzach, Staufen, Waibstadt, Weil am Rhein, Wiesloch mit der Busleitstelle Sinsheim und Zell am Harmersbach. Ebenfalls zur SWEG gehören 3 Tochtergesellschaften – die Ortenau-S-Bahn GmbH zu 100 Prozent, die Ortenau-Regio-Bus GmbH zu 80 Prozent und die Breisgau-S-Bahn GmbH zu 50 Prozent. Die SWEG kooperiert eng mit der HzL.

Hintergrund: HzL

Das Tätigkeitsfeld der HzL ist der Südosten Baden-Württembergs. Auf einem eigenen Bahnstreckennetz mit einer Länge von 120 Kilometern und auf Strecken der Deutschen Bahn AG – zurzeit über 400 km – betreibt die HzL Personen-und Güterzüge. Sie verkehren u.a. zwischen Tübingen, Aulendorf und Ulm, und im Rahmen des so genannten „3er-Ringzuges“ auch im Personennahverkehr der Region Schwarzwald-Baar-Heuberg sowie am Bodensee. Ergänzt werden die Schienenverbindungen durch Busse. Die HzL kooperiert eng mit der SWEG.

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