LINZ LINIEN GmbH

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Die LINZ LINIEN GmbH setzt bei der Instandhaltung ihrer Busse und Straßenbahnen auf die Fuhrpark- und Werkstattverwaltungs-Software von COS. Arbeitsplanung, Auslastung und die Transparenz der Abläufe konnten damit optimiert werden.

Wartungsverträge sind eine schöne Sache: Für einen monatlichen Festbetrag erspart man sich finanzielle Risiken und den Betrieb einer eigenen Werkstatt. Bei der österreichischen LINZ LINIEN GmbH (s. Kasten) sieht man das jedoch ganz anders. Die Tochter des Versorgungsunternehmens LINZ AG hat im Jahr 2007 mit der Erneuerung der Autobus-Flotte begonnen und in diesem Zuge mit dem Hersteller Wartungsverträge geschlossen. "Zugleich haben wir unsere eigene Kfz- und Bus-Werkstatt als Mercedes-Fachwerkstatt zertifizieren lassen", berichtet Egon Pischinger, der bei der LINZ LINIEN GmbH im IT-Bereich tätig ist.

Optimale Auslastung

Ziel war, die Wartungsverträge mit eigenen Ressourcen zu erfüllen und die laut Serviceplan oder Garantiebedingungen erbrachten Werkstattleistungen mit EvoBus nach festen Sätzen abzurechnen. "Dieses Modell ist für uns umso interessanter, je produktiver und transparenter unsere eigenen Leute arbeiten", erklärt COSware-Systemverantwortlicher Gerhard Schipke. Vor diesem Hintergrund entschloss sich das Unternehmen im Jahr 2007 für die Einführung einer spezialisierten Fuhrpark- und Werkstattverwaltungs-Software. Eines der wichtigsten Ziele des Projekts war das Erreichen einer möglichst hohen Transparenz über die Kosten einzelner Prozesse und Wartungsschritte sowie eine optimale Auslastung der eigenen Werkstätten.

Schließlich sollte von der Umstellung nicht nur die Busflotte, sondern der gesamte Bestand an Fahrzeugen, Werkzeugen und sonstigen Gegenständen mit Wartungsbedarf im gesamten Linzer Kommunalbereich profitieren. Insgesamt sind bei LINZ LINIEN 56 Straßenbahnen, 4 Bergbahnen von Bombardier und 3 historische Bergbahnen sowie 88 Autobusse von Mercedes im Einsatz. Hinzu kommen 19 Oberleitungs-Busse, Schienen, Weichen, Fahrscheinautomaten, Wartehütten und einige Tausend Objekte von Rasenmähern über Motorsägen bis hin zu den an den Haltestellen montierten Abfalleimern. Das Planen der Wartungsarbeiten verläuft dabei nach völlig unterschiedlichen Mustern. Neben den gesetzlichen Vorschriften gibt es auch technische Termine oder Störungen, welche in der Terminübersicht übersichtlich dargestellt werden und nach Priorität abgearbeitet werden können.

Effiziente Disposition

Bei der Auswahl einer geeigneten Software stand zunächst das im Mutterkonzern LINZ AG vorhandene ERP-System SAP auf dem Prüfstand. SAP bietet mit SAP PM (PM steht für "Plant Maintenance") ein Modul für die Instandhaltung an, "das jedoch nicht die speziellen Anforderungen eines Werkstattbetriebs erfüllt", erklärt Schipke. "Wir standen vor der Wahl, das Modul für uns anpassen zu lassen oder ein völlig anderes System mit einer Schnittstelle zu SAP anzuschaffen", so Pischinger. Die Empfehlung des Werkstattleiters brachte neben einigen anderen Produkten schließlich die Lösung COSware ins Gespräch. "Durch den modularen Aufbau konnte sich COSware von Anfang an perfekt an unseren Bedarf anpassen", sagt Schipke.

In mehreren Schritten wurde COSware im Projektzeitraum an den vier Werkstatt-Standorten eingeführt. Neben der Kfz- und Bus-Werkstatt betreibt LINZ LINIEN weitere Standorte für Straßenbahnen, Gleisbau und Haltestellen. Im Dezember 2009 konnte die Einführung des Systems abgeschlossen werden. Mehr als 100 Mitarbeiter arbeiten hier mittlerweile mit COSware. Die positiven Auswirkungen des Systems sind bereits deutlich sichtbar. "Die Disposition der Werkstatt-Termine und die Arbeit der Mechaniker läuft jetzt wesentlich effizienter", bringt es Helmut Staudacher, ein weiterer Kollege im IT-Team von LINZ LINIEN auf den Punkt.

Jeden Abfallbehälter erfassen

Durch die genannten Effekte ist auch die Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern sprunghaft gestiegen. "Am Anfang gab es Widerstände, denn COSware setzt im ersten Schritt die einmalige Erfassung sämtlicher Fahrzeuge und Teile voraus, die mit dem System verwaltet werden sollen", erklärt Staudacher. Inzwischen sei das Eis längst gebrochen. "Die Kollegen von der Haltestellen-Instandhaltung wollen jetzt sogar jeden Abfallbehälter in COSware erfassen, um sich künftig die Verwaltungsarbeit zu erleichtern."

In COSware gilt jeder Abfallbehälter und jeder Bus als ein "Objekt". Für komplexe Gebilde wie Straßenbahnen können zudem Unterobjekte - wie zum Beispiel ein Drehgestell oder andere Komponenten - angelegt werden. Das macht immer dann Sinn, wenn Unterobjekte vom Hauptobjekt getrennt werden können. "Drehgestelle werden regelmäßig aufwändig gewartet und im Anschluss wieder in andere Fahrzeuge eingebaut", erklärt Pischinger. Dank COSware würden sich die Eigenschaften der Unterobjekte automatisch auf das derzeit aktuelle Hauptobjekt vererben.

Hersteller hat dazugelernt

COSware gibt entsprechenden Mitarbeitern auf Wunsch sofort einen Überblick über den Status jedes einzelnen Objektes und jeder Komponente. Egal, ob eine Antriebswelle ein- oder ausgebaut, beziehungsweise ein Fahrzeug angemeldet oder stillgelegt ist – die neu geschaffene Datenbank kennt den aktuellen Zustand. Die neue Lösung führt zu jedem Fahrzeug eine „elektronische Akte“, die von jedem Mitarbeiter nach einem strengen Berechtigungs-Konzept bearbeitet werden kann. Jede durchgeführte Wartung und jedes eingebaute Ersatzteil wird darin automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs.

Neben den Objekten wurden bei LINZ LINIEN aber auch alle Tätigkeiten strukturiert, die erforderlichen Daten gesammelt und in der Datenbank zur Verfügung gestellt. Dazu gehören unter anderem die Wartungspläne der eingesetzten Fahrzeuge sowie sämtliche Herstellerdaten. Auch Arbeitstexte, Aufträge, Ersatzteile und Dokumentationen mussten zentral in der COS-Software erfasst werden. Die Daten stehen dadurch allen beteiligten Werkstätten zur Verfügung. "Beim Erfassen der Wartungspläne von Mercedes-Benz sind uns mit Hilfe von COSware sogar noch Verbesserungsmöglichkeiten beim Kombinieren einzelner Wartungsaufgaben aufgefallen, die mittlerweile offiziell vom Hersteller übernommen wurden", erinnert sich Schipke.

Übersichtliche Termine

Die dynamischen Daten wie zum Beispiel aktuelle Kilometerstände oder Treibstoffverbräuche fließen automatisch in das System ein. Die Busse mit digitalem Tachografen senden die exakten Werte direkt über eine Schnittstelle. Bei den älteren Fahrzeugen hilft das Betriebsleitsystem, in dem das gesamte Streckennetz mit sämtlichen Entfernungen hinterlegt ist. Weiteren Input liefert das so genannte "Mangelbuch", in dem die Fahrer den ungeplanten Reparaturbedarf wie zum Beispiel ein zerbrochenes Blinkerglas oder verschmutzte Sitzpolster auf Papier mit Durchschlag eintragen - ein Exemplar des Mangelberichts verbleibt im Buch und die zweite Ausfertigung wird zur Auftragsgrundlage. Von dort werden die Informationen manuell in COSware erfasst.

Auf der Basis sämtlicher Daten erstellt COSware für jede Werkstatt eine übersichtliche Terminübersicht inklusive Prognose für die nächsten gemäß Intervall anfallenden Wartungsarbeiten. "Damit haben wir einen perfekten Überblick und können Wartungsarbeiten optimal mit ungeplanten Reparaturen kombinieren", berichtet Schipke. Die Auslastung der Werkstätten und die Produktivität habe sich deutlich erhöht.

Brücke zum Büro

Jeder so entstandene Werkstattauftrag verfügt automatisch über einen Barcode. Der betreffende Monteur muss diesen Barcode vor Arbeitsbeginn scannen und sich zugleich mit seinem persönlichen Barcode am System identifizieren. So werden automatisch die Arbeitszeiten und Kosten pro Auftrag erfasst und im Nachhinein ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welchen Auftrag ausgeführt hat. Durch das Abscannen der Positionsnummer vom ausgedruckten Werkstattauftrag und das Scannen des Barcodes des Ersatzteils erfolgt zudem eine exakte und schnelle Zuweisung des Materials auf den Werkstattauftrag.

Voraussetzung dafür war, dass in Linz jeder Mitarbeiter Zugang zu einem Scanner erhält. Schon allein durch diesen Vorgang schlägt das System nun eine Brücke zwischen Werkstatt und kaufmännischer Verwaltung, indem der Verbrauch der Ersatzteile nun automatisch den einzelnen Fahrzeugen zugeordnet wird. Jeder Mitarbeiter der Werkstatt leistet mit dem Scan-Vorgängen einen Beitrag zum Vereinfachen der Abrechnung. Auch die Abrechnung der Wartungsverträge mit EvoBus bzw. Bombardier läuft dank COSware jetzt automatisch. Die verrichteten Arbeiten werden mit den im System hinterlegten Verrechnungssätzen bewertet und an SAP übergeben.

Mobile Erfassung

Insgesamt ist man bei der LINZ LINIEN GmbH mit COSware sehr zufrieden - doch an ein Ausruhen ist trotz abgeschlossenem Basisprojekt noch lange nicht zu denken. Im nächsten Schritt soll die Wartung der Fahrscheinautomaten vereinfacht werden. Zukünftig werden die Mitarbeiter mit mobilen Erfassungsgeräten ausgerüstet, mit denen das Abarbeiten der Aufträge gleich vor Ort dokumentiert und anschließend verbucht werden kann. Die fest montierten Automaten können schließlich nicht in die Werkstatt kommen.

LINZ LINIEN GmbH

Die LINZ LINIEN GmbH betreibt in Linz und zehn weiteren Gemeinden auf insgesamt 33 Linien Straßenbahnen und Busse im öffentlichen Personennahverkehr. Insgesamt sind 56 Straßenbahnen, 4 Bergbahnen von Bombardier und 3 historische Bergbahnen sowie 88 Autobusse von Mercedes im Einsatz. Hinzu kommen 19 Oberleitungs-Busse von Volvo.
Die Linien teilen sich auf in drei Straßenbahnlinien, die Pöstlingbergbahn mit weiteren 7 Fahrzeugen, vier Oberleitungsbuslinien sowie 25 Autobuslinien. Pro Jahr befördert das Unternehmen mehr als 100 Millionen Fahrgäste und ist damit mit Abstand das größte ÖPNV-Unternehmen in Oberösterreich.
Die LINZ LINIEN GmbH ist eine Tochtergesellschaft der LINZ AG, einer stadteigenen Holding, die in Linz und weiteren 115 Gemeinden in Oberösterreich in den Bereichen Energieversorgung, kommunale Dienste und öffentlicher Nahverkehr aktiv ist. Die LINZ AG ging im Oktober 2000 aus den ehemaligen Einzelbetrieben Elektrizitäts-, Fernwärme und Verkehrsbetriebe AG (ESG) und Stadtbetriebe Linz (SBL) hervor. 2012 erwirtschaftete die LINZ AG einen Umsatz von rund 694 Millionen Euro.

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