Feuerwehr München

Retten statt Verwalten

Die Feuerwehr München verfügt mit COSware über ein zentrales Fuhrpark-, Geräte-, Lager- und Werkstattmanagementsystem und minimiert damit den Aufwand für Verwaltung und Dokumentation.

Hundert Seiten im A4-Format: Die "Prüfungsgrundsätze der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) für Ausrüstung und Geräte der Feuerwehr" sind starker Tobak. Das umfangreiche Werk definiert Prüffristen, -anordnungen und -befunde für 19 Sachgruppen. Die Bandbreite reicht von Haltegurten, Klappleitern über Druckschläuche bis hin zu Arbeitskörben und Hubrettungsfahrzeugen. Weitere 30 Seiten umfassen die Unfallverhütungsvorschriften "UVV Feuerwehren", die den schriftlichen Nachweis der regelmäßigen Prüfungen verlangen.

Für Matthias Simon, Robert Wicke sowie allen Kollegen der Branddirektion München gehören diese Pflichten zum Berufsalltag. Die Kollegen arbeiten für die Branddirektion München und damit für Deutschlands größte kommunale Feuerwehr. Über 500 Fahrzeuge, jeweils mehr als 10.000 Schlauchobjekte und Gegenstände der persönlichen Schutzausrüstung - kurz PSA - werden hier verwaltet und regelmäßig gewartet. Hinzu kommen 1.400 Artikel aus dem Bereich Bekleidung, 2.500 medizinische Geräte und 1.000 Kleinlöschgeräte, wobei sich die Aufzählung noch fortführen ließe. Allein in der Ersatzteil-Lagerverwaltung werden 8.000 bestellbare Artikel aufgeführt.

Automatisch gewarnt

Solche und viele weitere Zahlen und Fakten kann die Feuerwehr München seit 2016 ohne Mühe aufrufen, denn bereits 2015 hatte die Behörde mit der Einführung eines zentralen Fuhrpark-, Geräte- und Werkstattmanagementsystems begonnen. Inspiriert wurden die Bayern durch ein ähnliches Projekt der Feuerwehr Hamburg. Ein Referenzbesuch bei den norddeutschen Kollegen konnte von der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens überzeugen. Genau wie in Hamburg kommt auch in München die vom Software- und Beratungshaus COS stammende Lösung COSware zum Einsatz. "Neben dem modularen Aufbau der Software überzeugte uns vor allem die Kompetenz der Entwickler, die uns auch eine SAP-Schnittstelle in Aussicht stellen konnten", bestätigt Robert Wicke, der als Mitarbeiter im IT-Servicecenter der Branddirektion maßgeblich an der Einführung von COSware beteiligt war.

In den Zentrallagern für Sanitätsmaterial-, Putzmittel- und Schlauchlager der Münchner Feuerwehr wurde COSware bereits eingeführt. Gleiches gilt für die Kfz-Werkstatt sowie dem zugehörigen Ersatzteilelager. Im Sommer 2016 folgte die Bekleidungskammer, in der unter anderem auch Einsatzmäntel und Hosen aufbewahrt werden, die nach jeder Kontamination durch Brand- oder THL-Einsätze gereinigt werden müssen. Die Reinigungszyklen werden in COSware erfasst. Somit ist jetzt sofort ersichtlich, wie häufig ein Kleidungsstück bereits gewaschen wurde, was nicht zuletzt auch Einfluss auf die Funktion der reflektierenden Warnelemente habe. "Die Anzahl der Waschvorgänge bis zur Ausmusterung wird von den Herstellern vorgegeben und in den Stammdaten vermerkt", erklärt Matthias Simon, der die Bereiche Fahrzeug und Gerät als Sachgebietsleiter verantwortet. Sobald der kritische Wert erreicht wurde, generiert COSware automatisch eine Warnmeldung.

Exakter Kostennachweis

In den Zentrallagern verwaltet COSware mittlerweile rund 7.500 Artikel. Über dieses Zentrallager werden jetzt die 10 Feuerwachen der Berufsfeuerwehr, die 14 Rettungswachen sowie 21 Abteilungen der freiwilligen Feuerwehr München versorgt. Weitere Sachgebiete und Abteilungen kommen noch hinzu. "Mit Einführung der Zentrallager haben wir für die Branddirektion eine einheitliche Bestellplattform geschaffen, die den bisherigen Serviceauftrag in Papierform, per Fax, Mail oder auch mündlich kurzfristig ersetzen wird", plant Wicke. Zugleich trage das einheitliche Bestellsystem mit der angeschlossenen Lagerverwaltung und einer SAP-Schnittstelle der Anforderung der Stadtkämmerei zur Umsetzung der Münchener Lagerordnung Rechnung.

Einen weiteren großen Effekt brachte COSware im Bereich der Tankkartenabrechnung. In Zuge der Softwareeinführung erhielten sämtliche Fahrzeuge eine eigene Tankkarte. "Jetzt können wir den Verbrauch von Kraftstoffen die Nutzung von Waschanlagen und die gefahrenen Kilometer für einzelne Fahrzeuge nachvollziehen, was uns die Abrechnung der Einsätze wesentlich erleichtert", erklärt Wicke. Gegenüber der Stadt muss die Branddirektion nämlich die tatsächlich entstandenen Kosten pro Einsatz nachweisen. Als Maßstab gilt dabei die "Satzung über den Kostenersatz für die Inanspruchnahme der Feuerwehr der Landeshauptstadt München". Die darin enthaltenen Vorschriften sorgten früher für großen Verwaltungsaufwand: "Allein mit den Tankabrechnungen aller Fahrzeuge und der manuellen Kostenzuordnung war ein Mitarbeiter mehrere Tage lang beschäftigt", erinnert sich Simon. Heute müssten die in Form einer csv-Datei angelieferten Daten des Tankkartenanbieters lediglich in COSware importiert werden.

Minutiös dokumentiert

Auch gegenüber anderen Kostenträgern wie den Krankenkassen, dem Land Bayern oder dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) muss die Feuerwehr mit genauen Zahlen aufwarten. Hier geht es nicht nur um den Kraftstoff, sondern um die gesamten Betriebskosten pro Jahr - einschließlich aller Reparaturen und Ersatzteile. Beispielsweise werden die Notarztwagen und Notarzteinsatzfahrzeuge von den Kassen bereitgestellt, um von der Feuerwehr genutzt und verwaltet zu werden. Ähnliches gilt für Löschgruppenfahrzeuge oder Gerätewagen, die vom BBK oder aus Landesmitteln angeschafft werden. Die laufenden Kosten müssen dann mit den einzelnen Trägern abgerechnet werden. "Dank COSware sind die Ausgaben für jedes Fahrzeug beziehungsweise Objekt transparent und jederzeit abrufbar", erklärt Simon.

Um diesen Zustand zu erreichen, wird jeder der rund 1.600 jährlichen Werkstattaufträge mit COSware angelegt, durchgeführt und abgerechnet. Dabei erinnert die Software automatisch an zeit- und kilometerabhängige Wartungs- und Prüfungstermine, was die Planung der Ressourcen wesentlich vereinfacht. Ungeplante Werkstattaufenthalte werden spontan erfasst und auf einzelne Werkstattmitarbeiter disponiert. Die ausgedruckten Aufträge verfügen über einen Barcode, der vor Arbeitsbeginn vom Mitarbeiter gescannt wird, nachdem sich dieser mit seiner Personalnummer am System angemeldet hat. Auch die Fertigstellung des Auftrags wird per Scan quittiert, so dass die benötigte Arbeitszeit auf die Minute genau dokumentiert wird. Die für den Auftrag benötigten Ersatzteile werden der Fahrzeug-Kostenstelle automatisch zugebucht. "Die Abrechnung ist dadurch sehr einfach geworden und wird jetzt direkt durch die Kollegen vor Ort erledigt", sagt Simon, der diese Tätigkeit in früheren Zeiten mit übernommen hatte.
Gute Argumente

So ganz nebenbei entsteht durch die neue Systematik für jedes verwaltete Objekt eine elektronische Lebensakte, die Aufschluss über die bisher eingebauten Ersatzteile und den Schadensverlauf gibt. "Daran können wir erkennen und nachweisen, ob sich die weitere Nutzung des Fahrzeugs noch lohnt", erklärt Simon, der auf diese Weise gute Argumente für Ersatzinvestitionen erhält.

Ein weiterer Pluspunkt von COSware besteht in der vereinfachten Inventur, da sich die Objekte jetzt in einer einheitlichen Datenbank befinden. "Bis wir das gesamte Inventar mit allen Seriennummern lückenlos in COSware erfasst haben, wird es aber noch ein bis zwei Jahre dauern", schätzt Simon. Der derzeitige Aufwand für die Datenpflege würde sich jedoch schon deutlich "in Form beschleunigter Auswertungen auszahlen". Und: Durch die wesentlich vereinfachten Prozesse in der Verwaltung könne man sich wieder "verstärkt auf die eigentliche Arbeit der Feuerwehr konzentrieren" - das Retten, Schützen und Bergen von Menschen, Tieren und Sachwerten.

Hintergrund: Feuerwehr München

Die Feuerwehr München setzt sich aus der Berufs- und der Freiwilligen Feuerwehr zusammen und ist die größte kommunale Feuerwehr Deutschlands. Allein die Berufsfeuerwehr verfügt im Stadtgebiet der bayerischen Landeshauptstadt über zehn Feuerwachen. 70 Prozent der jährlich rund 80.000 Einsätze betreffen den Rettungsdienst. Hinzu kommen etwa 3.500 Einsätze der freiwilligen Feuerwehr mit circa 1.000 Mitglieder in 22 Abteilungen.

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