COSware Werkstattmanagement - WebApps schaffen Raum für Wachstum - K-TEC FAUN Kraftfahrzeugtechnik

K-TEC FAUN Kraftfahrzeugtechnik hat sein digitales Werkstattmanagement mit WebApps von COS modernisiert und entlastet damit seine Meister und Monteure, die ihre Daten jetzt vollständig mobil und papierlos erfassen.

Vereinfachte Prozesse, beschleunigte Datenströme, weniger Papier, bessere Ergonomie und mehr visuelle Unterstützung… die Wunschliste der Bremer K-TEC FAUN Kraftfahrzeugtechnik GmbH an eine „idealtypische“ Werkstattsoftware war lang. Nach über 20 Einsatzjahren schien die bisherige Lösung von COS an ihre Grenzen gestoßen zu sein. „Wir wollten ein System, mit dem unsere Monteure und Meister mobil und unabhängig von stationären Computern arbeiten können, ohne auf die bewährten Leistungsmerkmale von COSware verzichten zu müssen“, erinnert sich Kevin Taube, einer der beiden Geschäftsführer von K-TEC FAUN. Seit 1999 plant und organisiert sein Unternehmen rund 9.000 Werkstattaufträge pro Jahr mit der modular aufgebauten Softwarelösung aus Oberkirch. In dieser Zeit hatte sich die digitale Lösung nahezu perfekt an die Prozesse des Servicebetriebs angepasst.

Genau definierte Prozesse

„Vor diesem Hintergrund waren wir froh, dass uns COS Ende 2021 über die neuen WebApps informiert, hat“, berichtet Geschäftsführer-Kollege Alexander Breyer. WebApps sind kompakte Applikationen für mobile Computer wie Tablets, Scanner oder Smartphones mit Android- oder IOS-Betriebssystem. Jede von COS entwickelte App dient einem genau definierten und überschaubaren Prozess wie zum Beispiel der Materialentnahme.

Die kleinen Programme lassen sich über selbsterklärende Kacheln aktivieren. Auf der übersichtlichen Oberfläche der WebApp erscheinen nur die jeweils benötigten Funktionen und Eingabeaufforderungen, die vom Monteur direkt am Einsatzort erledigt werden. „Die WebApps ermöglichen unseren Meistern und Monteuren das mobile und digitale Arbeiten, wodurch wir Wege, Papier und Zeit sparen. Das doppelte Erfassen von Daten entfällt und wir können unsere Aufträge schneller fakturieren“, fasst Taube zusammen, der schon Anfang 2022 mit COS konkrete Verhandlungen über das Einführen der WebApps geführt hat.

Schnell erlernbar

Insgesamt nutzt K-TEC FAUN inzwischen neun verschiedene WebApps, die auf den zunächst angeschafften vier Tablets installiert wurden. Mittlerweile wurde der Gerätebestand auf 25 Stück erhöht, so dass jeder Monteur permanent auf eines der Tablets zugreifen kann. Die Lösung soll innerhalb weniger Wochen im gesamten Betrieb ausgerollt werden, um damit die noch vorhandenen PC-Arbeitsstationen für die Zeiterfassung und die auf Papier gedruckten Aufträge zu ersetzen. „Die WebApps sind sehr einfach aufgebaut und die Bedienung lässt sich schnell erlernen“, sagt Breyer.

Am Anfang des Prozesses steht die WebApp „Auftragsannahme“, die durch einen der Kfz-Meister bedient wird. Dieser kann jetzt direkt bei der Kundenannahme den Werkstattauftrag erfassen, während ihm der Kunde am Fahrzeug die vorhandenen Mängel erklärt. Dabei wird der Meister auch von der Fotofunktion der WebApp unterstützt, mit der zum Beispiel Beschädigungen am LKW dokumentiert werden können. Wurde der Auftrag komplett erfasst, kann er auf dem Tablet sofort vom Kunden unterschrieben werden.

MonteurCockpit als zentrale WebApp

Im nächsten Schritt ordnet der Meister den neuen Auftrag einem Monteur zu. Dieser beginnt die Bearbeitung zum Beispiel mit dem Eintragen des Kilometerstands und öffnet dazu die WebApp „Zählererfassung“. Die zentrale WebApp für den Monteur ist jedoch das „MonteurCockpit“, mit dem unter anderem das Erfassen der Arbeits- und Nebenzeiten wie Überführungsfahrten oder die Arbeitsvorbereitung dokumentiert werden.

Falls dem Monteur bei der anschließenden Reparatur oder Wartung weitere Mängel auffallen, kann der Auftrag über die WebApp „Auftragsergänzung“ jederzeit erweitert werden. „Die WebApps machen es den Monteuren leicht, mit wenigen Worten und Bildern zusätzliche Informationen zu erfassen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle auch bei den Kollegen, die sich nicht so gerne schriftlich ausdrücken.“ In der Folge werden bei K-TEC FAUN sämtliche Arbeiten fast lückenlos dokumentiert.

Höhere Kundenzufriedenheit

Dadurch steigen nicht nur die Erträge, sondern auch die Kundenzufriedenheit, denn „die Möglichkeit der Auftragsergänzung macht uns wesentlich flexibler und sorgt für eine hohe Transparenz“, betont Breyer und ergänzt: „Wenn ein Kunde Fragen zu einem laufenden oder bereits abgeschlossenen Auftrag hat, können wir diese anhand der in COSware gespeicherten Daten schnell beantworten.“

Auch bei der auftragsbezogenen Entnahme von Ersatzteilen aus dem Werkstattlager sind die Tablets das zentrale Werkzeug. Hier kommt die WebApp „Materialentnahme“ zum Einsatz. Dort werden dem Monteur die für den jeweiligen Auftrag benötigten Teile und Betriebsmittel zusammen mit dem Lagerort angezeigt. Die Entnahme wird quittiert, indem der Mitarbeiter mit der Fotofunktion den am Regalfach befestigten Barcode scannt. Die Materialentnahme wird dadurch automatisch in COSware verbucht und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Sobald der Meldebestand eines Artikels erreicht wird, löst COSware automatisch die Nachbestellung aus.

Zukunftsorientiert aufgestellt

Weitere WebApps dienen bei K-TEC FAUN dem Durchführen von Inventuren, der Vollständigkeitsprüfung oder dem Dokumentenmanagement. Bei Bedarf lassen sich jederzeit weitere Funktionen hinzufügen. Fazit: „Mit den WebApps von COS ist unser Werkstattmanagement sehr zukunftsorientiert aufgestellt“, ist Kevin Taube überzeugt. Auch Alexander Breyer äußert sich zuversichtlich: „Durch die gewonnene Effizienz in unseren betrieblichen Abläufen haben die WebApps Raum für weiteres Wachstum geschaffen.“

Hintergrund: K-TEC FAUN Kraftfahrtzeugtechnik GmbH

Die K-FAUN Kraftfahrzeugtechnik GmbH ist eine Service-Werkstatt für LKWs, Bau- und Spezialfahrzeuge, Aufbauten und Container mit Sitz in Bremen. Das Unternehmen beschäftigt rund 45 Fachkräfte und übernimmt alle Service-Leistungen von der Wartung über Reparaturen bis hin zum Schweißen und Lackieren. Auf 3.400 qm stehen großzügige Hallen-, Büro- und Lagerflächen zur Verfügung. Die Kunden stammen aus der Entsorgungswirtschaft und der Transportbranche.

Weitere Infos unter www.ktec-faun.de.

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