Connexxion

Aus vier mach eins

Das holländische Verkehrsunternehmen Connexxion verwaltet etwa 12.000 Schienen- und Straßenfahrzeuge sowie rund 40 Werkstätten mit einer neuen zentralen Softwarelösung der COS GmbH.

Henk van den Boom ist ein Verfechter schlanker Prozesse. Über „Lean Management“ hat der Direktor der Connexxion–Tochter Techno Service Nederland (TSN) sogar schon ein Buch geschrieben. Deshalb war klar, dass dieses Thema bei der Suche nach neuer Software für die Verwaltung des gesamten Fuhrparks der Connexxion-Gruppe (s. Kasten) an oberster Stelle stand. Es galt, die bisherigen vier Systeme durch eine Gesamtlösung zu ersetzen. „Wir wollten die Service- und Werkstattleistungen enger mit dem Transportbereich verknüpfen und damit die bestehenden Prozesse deutlich beschleunigen“, erläutert Van den Boom.

Bisher wurden die etwa 40 eigenen Werkstätten für Straßen- und Schienenfahrzeuge durch eine separate Software gesteuert. Ein weiteres Programm war nur für die Verwaltung der Lagerbestände zuständig und ein drittes System übernahm die Kontrolle des Fuhrparks. Ergänzt wurde das Paket durch eine Applikation für die Abrechnung sämtlicher Leistungen. Die fehlende Verzahnung der voneinander unabhängigen Systeme führte zu internen Verzögerungen und sorgten insgesamt für eine mangelnde Transparenz.

„Es war zum Beispiel nicht möglich, auf einen Blick die Schadenshäufigkeit bestimmter Bauteile zu sehen“, berichtet Andre van de Wetering, der Direktor EDV des Connexxion–Konzerns. Zudem habe es zwischen den vier Lösungen keinen geregelten Workflow gegeben. „Das Bestellen von Ersatzteilen war beispielsweise nicht an einen Werkstattauftrag gebunden und verlief unkontrolliert“, so Van de Wetering. Schließlich erforderte auch die Pflege von vier Softwaresystemen unterschiedlicher Hersteller einen höheren Aufwand als die Wartung einer Gesamtlösung mit einem zentralen Ansprechpartner.

Am Anfang des Projekts war noch völlig unklar, ob es überhaupt eine Software gab, die für eine derart spezialisierte Aufgabenstellung in Betracht kam. Auf die im September 2006 gestartete Ausschreibung reagierten dann immerhin rund 20 Firmen, darunter auch Namen wie SAP und Navision. Den Zuschlag erhielt jedoch die COS GmbH aus dem badischen Ort Oberkirch mit der Produktfamilie COSware – bereits im März 2007 konnte das Projekt starten. COS bot für jede gewünschte Funktion ein passendes Modul. „Im Gegensatz zu den anderen Bewerbern bietet uns COSware eine genau auf unsere Bedürfnisse spezialisierte Lösung, bei der wir unsere eigenen Prozesse beibehalten können“, betont Van den Boom.

Die Kommunikation zwischen dem süddeutschen Softwarehaus und dem holländischen Verkehrs-Riesen stellt das COS-Partnerunternehmen Pelcos B.V. sicher. Pelcos B.V.vertritt COS im niederländischen und im belgischen Markt, vertreibt COSware und betreut die Kunden. Pelcos-Chef Peter Moen war während des im Februar abgeschlossenen Projekts für Connexxion der erste Ansprechpartner. Während der zwölfmonatigen Umstellungs-Phase gab es viel zu tun: Schließlich setzt die lückenlose digitale Dokumentation aller Vorgänge eine saubere Erfassung voraus. Um dafür die Basis zu schaffen, mussten alle Tätigkeiten strukturieret, die erforderlichen Daten gesammelt und in der Oracle-Datenbank zur Verfügung gestellt werden.

Dazu gehören unter anderem die Wartungspläne der eingesetzten Fahrzeuge sowie sämtliche Herstellerdaten. Arbeitstexte, Aufträge, Ersatzteile und Dokumentationen mussten zentral in der COS-Software gesammelt, strukturiert und erfasst werden – und das für 7.000 eigene und weitere 5.000 „fremde“ Fahrzeuge, die im Auftrag anderer Unternehmen durch TSN gewartet werden. Die Daten stehen dadurch allen beteiligten Mandanten und Werkstätten zur Verfügung.

Durch die so hinterlegten Dokumente zu den einzelnen Arbeitsvorgängen erhalten die Mitarbeiter die notwendigen Informationen zur Befundung der Objekte und deren Baugruppen. Damit können schnell Aussagen zu Nutzungsreserven und Restlaufzeiten getroffen werden. Die Folge ist, dass die Laufgrenzwerte der Komponenten besser ausgeschöpft und die Werkstatt-Standzeiten verkürzt werden.

Nach der Implementierung von COSware ergeben sich für die Führungskräfte im Connexxion-Konzern völlig neue Möglichkeiten der Kontrolle und Optimierung. Die direkte Verbindung zwischen Werkstatt, Lager und den Fahrbetrieb kann zum Beispiel die Beschaffung von Ersatzteilen wesentlich effizienter erfolgen und die kapitalintensiven Bestände deutlich reduziert werden. „Wir sehen auf einmal ganz genau, welche Elemente bei welchem Fahrzeug wie häufig ausgetauscht werden müssen und können unser Bestellverhalten darauf ausrichten“, so IT-Chef Van de Wetering.

Aber nicht nur das Management, auch die Mitarbeiter vor Ort profitieren von der neuen Lösung. Mit dem neuen Werkstattprogramm von COS entsteht nun zum Beispiel direkt beim Einlagern auf Knopfdruck ein Etikett mit Material- und Lagernummer sowie dem Lagerplatz. Außerdem enthält es Informationen für die weitere Behandlung des Artikels. Schwierigkeiten, die früher durch nicht eindeutige Materialzuweisungen entstanden, sind damit ausgeschlossen.

Die verwalteten Fahrzeuge werden durch das COSware-Modul „Objektverwaltung“ in Haupt- und Unterobjekte unterschieden. Ein Hauptobjekt ist zum Beispiel ein Bus oder Taxi, während die zugehörigen Teile wie Motoren oder Getriebe als Unterobjekt geführt werden. COSware gibt entsprechenden Mitarbeitern auf Wunsch sofort einen Überblick über den Status jedes einzelnen Objektes und jeder Komponente. Egal, ob eine Antriebswelle ein- oder ausgebaut, beziehungsweise ein Fahrzeug angemeldet oder stillgelegt ist – die Datenbank kennt den aktuellen Zustand.

Die neue Lösung führt zu jedem Fahrzeug eine „elektronische Akte“, die von jedem Mitarbeiter nach einem strengen Berechtigungs-Konzept bearbeitet werden kann. Jede durchgeführte Wartung und jedes eingebaute Ersatzteil wird darin automatisch vermerkt – vereint mit Datum und dem Namen des ausführenden Monteurs. Das Pflichtenheft sah außerdem vor, dass von der Software für alle verrichteten Arbeiten komplette Kontierungen erstellt und an das Finanzbuchhaltungs-System übergeben werden.

Weiterer wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Optimierung der Lagerhaltung. Die Werkstätten hatten früher nicht immer den ausreichenden Überblick über alle gelagerten Ersatzteile an allen Standorten. Um herauszufinden, ob ein Ersatzteil vorhanden war und ob es dann auf den Fahrzeugtyp passt, waren bisher Telefonate und Rückrufe notwendig  – ein zeitaufwändiger Prozess.

Ein ergänzendes Ziel war deshalb, die Lagerbestände zentral zu führen und allen betroffenen Mitarbeitern an jedem Standort zugänglich zu machen. Verbunden mit einer genauen Überwachung von Mindestbeständen wird die Beschaffungsmenge so präzise gesteuert, dass dadurch ein wesentlicher Beitrag zur Kostenoptimierung geliefert wird.

Durch die mit dem neuen System gewonnenen Erfahrungswerte können demnächst die häufig und weniger häufig verwendeten Artikel objektiv voneinander unterschieden und das Bestellverhalten darauf eingerichtet werden.

Die Anforderungen des Auftragswesens und der Reparaturverwaltung (Werkstattsteuerung) werden durch die Programm-Module der COSware-Auftragsabwicklung bereitgestellt. Beim Erstellen von Werkstattaufträgen legt die Software besonderen Wert auf schlanke Arbeitsprozesse und selbst lernende Funktionen. Insbesondere die Auftrags-Übersicht erlaubt das schnelle Auffinden und Überwachen der Aufträge.

COSware registriert automatisch, welche Ersatzteile in welche Fahrzeuge passen und berechnet die Verwendungswahrscheinlichkeit für Ersatzteile und Arbeitsvorgänge. Dadurch können neue Werkstattaufträge sehr viel schneller und präziser angelegt und bearbeitet werden. Die bisher oft langwierige Suche nach  Ersatzteilen fällt dadurch weg und die Ordnung und Übersicht im Lager verbessert sich dadurch deutlich.

Um den Nutzen des Systems zu maximieren, ist eine weit vorausschauende Planung der Werkstattleitung erforderlich. Sollte ein Teil nicht auf Lager sein, so wird dies bereits beim Erstellen des Auftrags registriert und es kann noch rechtzeitig beschafft werden.

Jeder so entstandene Werkstattauftrag verfügt automatisch über einen Barcode. Der betreffende Monteur muss diesen Barcode vor Arbeitsbeginn scannen und sich zugleich mit seinem persönlichen Barcode am System identifizieren. So werden automatisch die Arbeitszeiten und Kosten pro Auftrag erfasst und im Nachhinein ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welchen Auftrag ausgeführt hat. Durch das Abscannen der Positionsnummer vom ausgedruckten Werkstattauftrag und das Scannen des Barcodes des Ersatzteils erfolgt zudem eine exakte und schnelle Zuweisung des Materials auf den Werkstattauftrag.

Voraussetzung dafür war, dass die Mitarbeiter an allen 40 Werkstatt-Standorten Zugang zu einem Scanner erhalten haben. Schon allein durch diesen Vorgang schlägt das System nun eine Brücke zwischen Werkstatt und kaufmännischer Verwaltung, indem der Verbrauch der Ersatzteile nun automatisch den einzelnen Fahrzeugen zugeordnet wird. Jeder Mitarbeiter der Werkstatt leistet mit dem Scan-Vorgängen einen Beitrag zum Vereinfachen der Abrechnung.

„Insgesamt werden sich durch den Einsatz von COSware die Standzeiten unserer Fahrzeuge drastisch reduzieren“, ist Van de Wetering überzeugt. Außerdem führe die Vernetzung der 40 Werkstätten zu einer besseren Vergleichbarkeit der Leistungen. „Auf diese Weise können wir Benchmarks ermitteln und die einzelnen Standorte können so voneinander lernen“, plant Van den Boom.

Ein weiterer Aspekt der COS-Lösung ist die integrierte Garantie- und Kulanzerkennung, mit der das Erstellen von Garantieanträgen wesentlich erleichtert wird. Die Arbeitsvorgänge und Schadcodes der Hersteller können einfach integriert und als Grundlage für die Garantieanträge verwendet werden. In der Praxis lässt sich damit die Anzahl der Garantieanträge steigern und für alle klar abwickeln. Die Folge sind höhere Hersteller-Erstattungen und eine günstigere Verhandlungsposition, da viele Fakten direkt im System zugänglich sind.

Auch das Beschaffungswesen profitiert von der neuen Software. Mussten bislang alle Bedarfsanforderungen per Liste erfasst, Lieferanten zugeordnet und Preise im Einzelfall erfragt werden, so bündelt das COS-System nun automatisch die Materialanforderungen nach Kategorie und Lieferant.

Das zentrale Beschaffungswesen erhält so einen erheblich besseren Überblick über die bereits gelieferte Menge und noch ausstehende Lieferungen. Das System unterstützt sogar die Bedarfsschätzungen für kommende Perioden – bei Preisverhandlungen mit Lieferanten ein zusätzlicher Vorteil.

Der kontierte Bestellprozess von Material kann somit auf wenige Minuten verkürzt werden. Einmal gefunden, wird das Ersatzteil mit dem Arbeitsvorgang und dem Objekt für die Zukunft verknüpft - eine erneute Suche beim nächsten Werkstattauftrag entfällt. Bereits beim Erfassen einer technischen Störung zeigt der Bildschirm an, ob die wahrscheinlich benötigten Materialien verfügbar sind und wie viel Arbeitszeit voraussichtlich zur Instandsetzung benötigt wird.

Nach der erfolgreichen Einführung von COSware in allen Geschäftsbereichen des Landverkehrs plant Henk van den Boom schon den nächsten Schritt. In Zukunft sollen auch die Boote und Schiffe von „Connexxion Water“ mit der Software aus Oberkirch verwaltet werden.

Hintergrund: Connexxion

Connexxion ist ein niederländisches Verkehrsunternehmen mit Schwerpunkt im Öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV). Außerdem betreibt Connexxion ein Taxi- und ein Reisebusunternehmen und besitzt mehrere Krankenwagen. Insgesamt verfügt der Konzern über 2.821 Busse, 3.639 Taxis und Taxibusse, 7 Züge, 27 Straßenbahnen, 22 Krankenwagen und 14 Schiffe. Connexxion zählt damit zu den wenigen übrig gebliebenen großen Verkehrsunternehmen in den Niederlanden.

Entstanden ist der Konzern im Mai 1999 nach einem Prozess des Zusammenschlusses regionaler und kommunaler Verkehrsbetriebe. Das Unternehmen hat etwa 13.000 Beschäftigte und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 900 Millionen Euro. Am 30. Juni 2007 wurden 66 Prozent der Connexxion an den französischen Transdev-Konzern verkauft. Der Rest der Anteile verbleibt noch fünf Jahre unter niederländischer Verwaltung.

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