Bremsen Schneider GmbH

Video: Werkstatt- und Fuhrparkverwaltungs-System COSware im Einsatz bei Bremsen Schneider

Service für spontane Unternehmer

"Planung ersetzt Zufall durch Irrtum". Mit diesem Zitat von Albert Einstein beschreibt Diplom-Ingenieur Hans Schneider die täglichen Herausforderungen bei der Auftragsplanung und Mitarbeiter-Disposition. Selbst die beste Planung muss laufend korrigiert werden. Der Inhaber der Fachwerkstatt Bremsen Schneider GmbH mit Sitz in Schwäbisch Hall weiß nur zu gut, dass seine Kunden ihre Wartungs-Termine manchmal kurzfristig verschieben - und zeigt dafür Verständnis: "Wenn für ein Fahrzeug am Tag der geplanten Inspektion plötzlich ein attraktiver Transportauftrag vorliegt, sind die Prioritäten klar". Geschlossen werden diese frei werdenden Kapazitäten in der Regel durch unangemeldete Reparaturaufträge und Notfälle, die das Werkstattteam in der Regel sehr kurzfristig beheben kann.

Verkürzte Standzeiten

Diese enorme Flexibilität ist einer der Hauptgründe dafür, dass Bremsen Schneider einen hohen Anteil an Stammkunden und einen guten Ruf als kundenfreundlicher Dienstleister hat. Hinzu kommt eine unbürokratische Auftragsannahme, bei der das Kundenfahrzeug oft schon vor der Datenerfassung in die Werkstatt einfährt. "Während bei manchen Werksniederlassungen erst noch der Arbeitsauftrag geschrieben wird, arbeiten unsere Mechaniker bereits am Fahrzeug und verkürzen damit die Standzeiten auf ein Minimum", berichtet Schneider.

Unterstützt wird diese Service-Auffassung durch die Werkstattverwaltungs-Software COSware. Bereits 1997  entschied sich Hans Schneider für die modular aufgebaute Lösung der COS GmbH aus Oberkirch. Damals suchte der Unternehmer ein ausbaufähiges System auf Windows-Basis, mit dem man mehrere Werkstatt-Standorte auf Basis einer gemeinsamen Datenbank steuern kann. Schneider investierte in die COSware-Module zum Verwalten von Fahrzeugen, Aufträgen, Ersatzteilen, Personal und Arbeitszeiten. Hinzu kommen die Module für die Inventur- und Lagerverwaltung sowie - seit 2016 - ein digitales Dokumenten-Management.

Marketing mit Lebensakte

Herzstück der Lösung ist die Fahrzeugverwaltung mit allen Stammdaten der rund 3.000 aktiven Kundenfahrzeuge. Hier schätzt Schneider vor allem die Fahrzeuglebensakte, anhand derer er sich auf einen Blick über alle bisherigen Reparaturen informieren kann. Zudem liegt hier die Datenbasis für die regelmäßigen Kundenanschreiben, mit denen die Fachwerkstatt auf bevorstehende Termine für Sicherheitsüberprüfungen, UVV- oder Hauptuntersuchungen aufmerksam macht. "Diese gehören für uns zu den wichtigsten Marketing-Instrumenten", erklärt Schneider.

Auch die Lager- und Ersatzteilverwaltung spielt für Bremsen Schneider eine besondere Rolle. Schließlich gibt es in der gesamten Region um das Unternehmen keinen Großhändler, der dringend benötigte Teile innerhalb kurzer Zeit liefern könnte. Vor diesem Hintergrund betreibt Schneider an seinen beiden Standorten in Schwäbisch Hall und Pfedelbach eigene Ersatzteillager mit einem Bestand von insgesamt rund 20.000 Artikeln. Dafür brauchte er ein herstellerunabhängiges System, mit dem sich beliebig viele Ersatzteile, Lieferanten und Artikelnummern verwalten lassen. "Ziel war zu Beginn eine zentrale Datei für jedes Ersatzteil mit allen in Frage kommenden Lieferanten und Preisen", erinnert sich der Geschäftsführer.

Aus seiner täglichen Praxis als Inhaber einer freien Werkstatt weiß er, dass viele identische Ersatzteile bei mehreren Herstellern und Fahrzeugtypen verbaut werden. Diese werden dann bei den unterschiedlichen Lieferanten unter verschiedenen Bezeichnungen und Artikelnummern geführt. Ein typisches Beispiel für diese "multiplen Identitäten" sind Kugellager. "Mit COSware kann ich diese Situation gut abbilden, was meinen Kaufleuten im Lager an  beiden Standorten den wirtschaftlichen Einkauf der Ersatzteile zum jeweils günstigsten Preis wesentlich vereinfacht", lobt Schneider.

Starten ohne Auftrag

Ein weiterer Fokus der Softwarelösung liegt auf der Auftragsverwaltung. Jeder Werkstattauftrag verfügt über einen Barcode, der vom beauftragten Mechaniker zu Beginn und am Ende der Arbeiten gescannt wird. In Verbindung mit der dabei eingegebenen Personalnummer werden die auftragsbezogenen Arbeitszeiten exakt erfasst. Für die eingangs erwähnten spontanen dringenden Notfälle hat COS extra die "Warten-auf-Auftrag-Funktion" programmiert. Damit kann der Mechaniker auch ohne vorliegenden Auftrag mit seinen Arbeiten beginnen. Die vor Auftragserfassung aufgewendete Arbeitszeit wird bei späterer Anmeldung des Monteurs zum Werkstattauftrag auf Nachfrage des Programms automatisch übernommen.

Aktive Personalentwicklung

Die durchgängige Erfassung der Arbeitszeiten ist für Schneider ein wichtiges Instrument der Personalführung. In regelmäßigen Abständen wertet er die Auslastung der einzelnen Mechaniker aus und macht sie seinen Mitarbeitern transparent. "Eine nicht so hohe oder sinkende Auslastung ist für mich ein Zeichen für zusätzlichen Schulungsbedarf", stellt Schneider fest, der seinem Personal regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen innerhalb eines großen Spektrums ermöglicht. Schließlich sei ein Mitarbeiter mit vielen Qualifikationen vielseitiger einsetzbar als ein Kollege mit geringeren Fachkenntnissen.

Bei Bremsen Schneider entwickeln sich nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die eingesetzte IT-Lösung permanent weiter. Erst im vergangenen Jahr investierte das Unternehmen in ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), dass seitens COS in COSware integriert wurde. Jetzt werden bei Bremsen Schneider Ausgangs-Rechnungen nur noch in einfacher Ausfertigung gedruckt oder elektronisch versandt. Exemplare für den eigenen Bedarf existieren ausschließlich in digitaler Form. Gleiches gilt für alle Eingangs-Rechnungen, die sofort nach Erhalt geprüft, mit Barcode versehen, gescannt und auf Festplatte archiviert werden. Durch den Barcode werden die Belege eindeutig mit dem jeweiligen Bestellvorgang verzahnt und können jederzeit per Knopfdruck aufgerufen werden. "Durch das Dokumentenmanagementsystem sparen wir nicht nur viel Zeit für Ablegen und Suchen, sondern vor allem auch Platz", sagt Schneider zufrieden, dessen Keller-Archiv in spätestens neun Jahren leer geräumt sein wird.

Fazit: Mit COSware hat Hans Schneider bereits vor 20 Jahren in eine nachhaltige und zukunftsfähige Lösung investiert, die wohl auch noch bei der Betriebsübergabe an die nächste Generation aktuell sein wird. Mit seinen Kindern hat der Unternehmer diesbezüglich gut vorgesorgt. Einer seiner Söhne steht bereits in den Startlöchern.

Hintergrund: Bremsen Schneider GmbH

Die Bremsen Schneider GmbH ist eine unabhängige Fachwerkstatt, die ein vielseitiges Leistungsspektrum für alle Nutzfahrzeuge, Sonderfahrzeuge, Omnibusse, Transporter sowie Pkws, Wohnmobile, Wohnwagen und Anhänger bietet. Der Schwerpunkt liegt auf dem flexiblen, unbürokratischen und verlässlichen Komplett-Service für Lkw und Aufbauten. Ein gut sortiertes Ersatzteil-Lager sowie ein Aufbau- und Reparatur-Service für Ladekrane runden das breit angelegte Angebot ab.

Der Allround-Dienstleister mit Sitz in Schwäbisch Hall Sulzdorf wird von Hans Schneider bereits in zweiter Generation inhabergeführt. Neben dem Stammhaus betreibt der Familienbetrieb seit 1986 eine Niederlassung in Pfedelbach. An den beiden Standorten beschäftigt das im Jahr 1951 gegründete Unternehmen insgesamt 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Für zahlreiche Marken und Hersteller wie zum Beispiel Iveco, Kögel, Mitsubishi, Meiller, Knorr, BPW, Hiab, Wabco oder Bosch ist Bremsen Schneider offizieller Kundendienst-Partner.

Weitere Infos unter www.bremsen-schneider.de