Die papierlose Werkstatt

COS-Gründer und Geschäftsführer Fridolin Ritter hat eine Vision: die papierlose Werkstatt. Das sei nicht nur besser für die Umwelt, sondern auch wesentlich effizienter.

Eine Zukunft ohne Papier? Für viele Menschen ein Mythos. Zwischenzeitlich wird bereits heute in unserer Gesellschaft anerkannt, dass es der Umwelt zuliebe sinnvoll wäre, das Papier in die Geschichtsbücher zu verbannen. Wie zwei englische Wissenschaftler jedoch herausgefunden haben, ist in unserer Kultur die Arbeit sehr an Stift und Papier gekoppelt. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. In vielen Werkstätten kommunizieren schon heute Fahrzeuge nicht nur miteinander, sondern auch mit Kfz-Betrieben, Autohäusern und Servicegeräten.

Wir haben uns mit COS-Gründer und Geschäftsführer Fridolin Ritter über die papierlose Zukunft unterhalten und darüber, was COSware zur Umsetzung dieser Vision beitragen kann …

GUTEN TAG, HERR RITTER. NIRGENDS WIRD PRO JAHR MEHR PAPIER VERBRAUCHT ALS IN DEUTSCHLAND – RUND 250 KILOGRAMM PRO KOPF, SO VIEL WIE IN AFRIKA UND SÜDAMERIKA ZUSAMMEN. TENDENZ STEIGEND – TROTZ DIGITALISIERUNG. WIE IST DAS MÖGLICH?

Wenn ich meinen Schreibtisch anschaue, finden sich hier viele Printmedien, täglich Berge neuer Werbung, natürlich auch Angebote und auch Rechnungen zum Freizeichnen, also noch immer sehr viel Papier. Aber auch der Versandhandel, welcher durch das Internet beflügelt wird, erzeugt Unmengen an Papier und Verpackungsmaterial. Auch der Latte Macchiato to go sorgt für mehr Papier. Es wird höchste Zeit, insbesondere durch Veränderung der Rahmenbedingungen, den Papierverbrauch einzudämmen.

BLEIBT DAS PAPIERLOSE BÜRO EINE VISION? DURCHGESETZT HAT ES SICH BISHER NICHT. WARUM?

In den Büros werden oft noch Dokumente und E-Mails ausgedruckt, einfach nur zum Lesen oder nach dem Motto: Ausgedruckt ist schon halb erledigt. Oder: Nur was sich abheften lässt, ist etwas wert. Papier gibt auch das Gefühl von Sicherheit.

Für die Einführung papierloser Prozesse ist ein Wandel in den Köpfen der Menschen nötig. Dies ist ein langfristiger Prozess. In den meisten Büros geht dieser Wandel nur in kleinen Schritten voran. Die Dokumentenmanagement- und Workflowsysteme erobern aber unaufhaltsam immer mehr die Bildschirme auf den Schreibtischen. Ich bin überzeugt, das grüne Büro wird kommen.

WESHALB SOLLTE DIE PAPIERLOSE WERKSTATT GERADE JETZT ZUM ERFOLGSMODELL WERDEN?

Dafür gibt es gleich mehrere Gründe: Im Instandhaltungsverlauf gibt es stetige Informationsveränderung. Nach dem Ausdrucken eines Werkstattauftrages ist dieser schnell veraltet, zum Beispiel werden weitere Maßnahmen, Arbeitsvorgänge oder Ersatzteile benötigt. Papier ist also nicht besonders gut zur Unterstützung des Instandhaltungsprozesses geeignet.

Smartphones und Tablets sind zwischenzeitlich Allgemeingut geworden. Die meisten Menschen
tragen ihr Smartphone in der Tasche, warum also soll ein von der Firma gestelltes Smartphone nicht
angenommen werden? Wichtig dabei ist, dass der jeweilige Arbeitsschritt mit der mobilen Technologie einfach zu bedienen ist.

Weitere Motivationsgründe für papierlose Prozesse in der Werkstatt sind, dass durch den Online-Zugriff immer aktuelle Informationen wie zum Beispiel Schaltpläne, Zeichnungen verfügbar sind, Wege- und Suchzeiten gespart und somit das Arbeiten angenehmer wird. Auch profitieren die Mitarbeiter zum Beispiel von mobilen Checklisten auf dem Tablet oder der Instandhaltungsanleitung am Arbeitsplatz des Monteurs. Die Nacharbeiten am Schreibtisch durch das Abtippen manueller Aufschriebe entfällt.

Also in Summe viele gute Gründe für das Erfolgsmodell Instandhaltung 4.0 oder die Digitale Werkstatt, wie wir in der COS die Verfahren bezeichnen.

ANGENOMMEN ICH MÖCHTE IN MEINER WERKSTATT IN ZUKUNFT AUF PAPIER VERZICHTEN. WELCHE KONKRETEN VORTEILE BIETET COSWARE?

Die Antwort ist ganz einfach: Durch die papierlose Prozessunterstützung wird der Arbeitsablauf einfacher, besser und in Folge schneller. Für jede Aufgabe, wie zum Beispiel die Rückmeldung eines Arbeitsvorganges, die Materialentnahme im Lager, die Auftragsergänzung, die Erfassung von Störungen und Betriebsdaten, gibt es einfach zu bedienende Apps auf dem Smartphone oder Tablet.

Ihr Mitarbeiter nimmt sein Mobilgerät aus der Tasche, scannt zum Beispiel mit der Kamera einen Barcode oder markiert die aktuelle Arbeitsvorgangsposition. Schon ist der Prozess digital angestoßen und wird im COSware-Server weiterverarbeitet.

DIGITALE INNOVATIONSPROZESSE ERFORDERN INVESTITIONEN. LOHNT SICH DAS?

Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass eine sehr schnelle Reinvestition erreicht wird. Dies erfolgt in der Regel durch Zeitersparnis und Qualitätsverbesserung. So rechnet sich zum Beispiel die mobile Zeiterfassung im Vergleich zum stationären Terminal in wenigen Monaten. Die weiteren Effekte sind Motivationsverbesserung und Erleichterung im Umgang mit dem Werkstatt-System.

UMSO MEHR GESCHÄFTSPROZESSE EIN UNTERNEHMEN DIGITALISIERT, DESTO STÄRKER
WERDEN WICHTIGE DATEN VON AUSSEN ANGREIFBAR. WIE SICHER IST COSWARE?

COSware wird in der Regel im internen Netzwerk verwendet. Externe Zugriffe werden zum Beispiel durch VPN-Tunnel abgesichert. Für die mobile Technik nutzen wir eine abgesicherte REST-Schnittstelle mit sehr hohen Sicherheitsstandards. Der COSware-Server verweigert nicht authentifizierte Zugriffe durch die Vergabe von Sicherheitstokens bei der Anmeldung am System. Darüber hinaus verwenden wir die Sicherheitssysteme des Datenbank-Marktführers ORACLE.

IN VIELEN UNTERNEHMEN FINDEN SICH NOCH INSELLÖSUNGEN FÜR EINZELNE UNTERNEHMENSBEREICHE. DATENFORMATE UND -QUALITÄT SIND OFT NICHT KOMPATIBEL. WIE GEHT COSWARE MIT DER PROBLEMATIK UM?

Wir bieten unseren Kunden die Nutzung eines leistungsfähigen zentralen Datenbanksystems auf ORACLE-Basis an. Dadurch können alle Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle für die Nutzung
durch alle Beteiligten abgelegt werden. Zusätzlich integrieren wir COSware in die kaufmännischen Softwaresysteme wie zum Beispiel SAP. COSware sorgt für einen vollautomatischen Datenfluss
zwischen Ihren Systemen.

DER TECHNISCHE FORTSCHRITT HAT POLITIK UND RECHT ÜBERHOLT. KANN ICH OHNE PAPIER DIE KONKRETEN COMPLIANCE-ANFORDERUNGEN AN DAS DOKUMENTENMANAGEMENT VON UNTERNEHMEN ÜBERHAUPT ERFÜLLEN?

Compliance ist in meinen Augen keine Mode-Erscheinung, sondern war schon immer gesetzte Aufgabe. Gesetzliche Anforderungen an die Unternehmensführung wurden jedoch mit verbindlichen Vorgaben unterlegt und bedürfen auch der Kenntnis und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien durch alle Mitarbeiter. Wir unterstützen dies mit COSware durch regel- und gesetzeskonforme Prozessabbildung und ermöglichen somit auch einen gemeinsamen und nachhaltigen Erfolg für unsere Kunden.

ALLE REDEN VOM ENDE DER ZETTELWIRTSCHAFT. SIE BIETEN KONKRETE LÖSUNGEN. WIE LANGE, GLAUBEN SIE, DAUERT ES NOCH, BIS DIE PAPIERLOSE WERKSTATT ZUR SELBSTVERSTÄNDLICHKEIT GEWORDEN IST?

Die Technik und das Bedienkonzept des Smartphones ist bereits selbstverständlich. Der Durchbruch zur Selbstverständlichkeit einer Anwendung im Unternehmen hängt in hohem Maße von der Akzeptanz der Applikationen durch die Mitarbeiter ab. Diese wird durch ein einfaches Bedienen exakt passend zum Arbeitsprozess erreicht.

Die bisher umgesetzten Projekte waren durchweg von einer hohen Akzeptanz begleitet und sehr erfolgreich. Ich bin überzeugt, dass wir bereits mitten drin in der Verwirklichung der papierlosen Werkstatt sind.

SIE SAGEN, COSWARE VERLEIHE DEM NUTZER „MACHT ÜBER DIE DINGE“. KLINGT VIELVERSPRECHEND. KÖNNEN SIE UNS DAS GENAUER ERKLÄREN?

Macht bedeutet unter anderem, die Möglichkeit oder Fähigkeit zu besitzen, etwas bewirken oder beeinflussen und auch veranlassen zu können. Dazu benötigt man aussagefähige und verlässliche Informationen und ein Werkzeug, dies auch effizient vornehmen zu können.

Diesem Prinzip haben wir uns bei der Entwicklung von COSware als Leitlinie verpflichtet. COSware ist somit ein effizientes Werkzeug alle relevanten Informationen über ihre Objekte an einer zentralen Stelle zusammenzuführen und in der Betreuung, während des Einsatzes oder der Instandhaltung zu nutzen.

Dabei war es uns wichtig, die einfache und zielorientierte Unterstützung der Arbeitsabläufe im Sinne von Best Practice aufzubauen. Mit der Werkstatt 4.0 bringen wir nun die Information und die Prozessunterstützung papierlos direkt in die Hand des Mitarbeiters.

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